Het kan gebeuren dat de toelatingseisen nadat het toelatingsbesluit is ingevoerd, worden gewijzigd. Dit is bijvoorbeeld het geval als een onvoldoende certificaat wordt geaccepteerd, of er sprake is van een andere wijziging, zoals het opvragen van een ander diploma (Bachelor in plaats van Master) of het verlenen van een vrijstelling voor een certificaat.
Als er een fout in het toelatingsbesluit is gemaakt en de student nog niet is geïnformeerd, mag het oorspronkelijke besluit worden aangepast. Een student is reeds geïnformeerd als in de aanmeldregel het veld 'Besluit' is ingevuld, en als de status van de Checklist: Informeren door Student Admissions op 'Email verstuurd' staat. De student heeft ook een mail ontvangen met als titel 'Decision on your admission' of 'Besluit over je toelating'. In geval van twijfel kun je dit altijd laten controleren door een medewerker van Student Admissions.
Als de student om een wijziging in het toelatingsbesluit verzoekt of een onvoldoende certificaat aanlevert, dan legt Student Admissions het verzoek of het onvoldoende certificaat voor aan de facultair verwerker. In enkele gevallen zal de student zelf naar de facultair verwerker mailen. De facultair verwerker besluit - eventueel in overleg met de toelatingscommissie - of er akkoord wordt gegaan met de wijziging of het onvoldoende certificaat.
Het is niet mogelijk om onvoldoende Engelse taalcertificaten te accepteren, omdat hierin het Engelse taalbeleid moet worden gevolgd.
Informeel bezwaar
Het kan voorkomen dat een student eerst was afgewezen, maar na een verdere toelichting toch kan worden toegelaten. Dit kan verlopen via een officiële bezwaarprocedure, maar dit kan ook als zogeheten informeel bezwaar. Indien een student na overleg met de faculteit (dus zonder officieel bezwaar in te dienen) toch wordt toegelaten, is de procedure als volgt:
- De faculteit informeert de student en Student Admissions over de optie om toch toegelaten te worden, en vraagt de student om zich opnieuw aan te melden in Studielink
- De student meldt zich in Studielink opnieuw aan
- De faculteit of de student informeert Student Admissions ([email protected]) dat er een nieuwe aanmelding is ingediend
- Student Admissions herstelt de eerder ingediende aanmelding, en zet deze terug naar de faculteit
- De faculteit noteert in het veld 'Gewijzigde voorwaarden' dat de student eerst was afgewezen en om welke reden(en), maar na contact met de faculteit toch is toegelaten. Het besluit wordt verder ingevuld met de toelatingseisen, en de status wordt aangepast naar 'Voorwaardelijk toegelaten'. De eerdere afwijzingsredenen worden verwijderd
- De facultair verwerker verandert de status van de rubriek 'Terug naar Toelatingscommissie door Admissions Office' in 'Voorwaarden verduidelijkt'. Hierdoor verandert de status van de rubriek 'Informeren student door Admissions Office' automatisch weer in 'Informeren'
- De student ontvangt binnen een week een nieuw toelatingsbesluit
Als niet akkoord wordt gegaan met de wijziging of het onvoldoende certificaat, dan informeert de facultair verwerker Student Admissions per mail ([email protected]) met een toelichting op waarom het verzoek wordt geweigerd. Student Admissions informeert vervolgens de student. Door de facultair verwerker hoeft verder niks te worden aangepast, en de toelatingseisen blijven hetzelfde.
Als wel akkoord wordt gegaan met de wijziging of het onvoldoende certificaat, dan past de facultair verwerker het veld 'Gewijzigde voorwaarden' in de rubriek 'Besluit toelating door Toelatingscommissie' aan.
Om later terug te kunnen vinden wat het oorspronkelijke toelatingsbesluit was en op basis waarvan de eerste email is verstuurd naar de student, is het van belang dat de originele toelatingseisen niet worden gewijzigd. Alle wijzigingen moeten worden opgegeven in het 'Gewijzigde voorwaarden' veld. Dit veld kan indien nodig worden gesleept om meer ruimte te bieden.
In de 'Interne aantekeningen' van de aanmelding kan een toelichting op de reden van de wijziging worden gegeven, maar het uiteindelijke gewijzigde besluit moet wel zijn vastgelegd in het Gewijzigde voorwaarden veld in de rubriek 'Besluit toelating door Toelatingscommissie'.
Nadat het veld 'Gewijzigde voorwaarden' (en eventueel de Interne aantekeningen) zijn bijgewerkt, verandert de facultair verwerker de status van de rubriek 'Terug naar Toelatingscommissie door Admissions Office' in 'Voorwaarden verduidelijkt'. Hierdoor verandert de status van de rubriek 'Informeren student door Admissions Office' automatisch weer in 'Informeren'.
Controleer altijd of de rubriek 'Informeren student door Admissions Office' inderdaad weer op 'Informeren' staat met een groen bolletje ervoor, anders verschijnt de student niet in het filter en zal deze ook niet worden geïnformeerd. Bij twijfel kan worden gemaild naar [email protected].
Als de status van de rubriek 'Terug naar Toelatingscommissie door Admissions Office' al op 'Voorwaarden verduidelijkt' staat, zet deze dan om naar 'Niet nodig' en sla de aanmelding op. Hierna kan de status worden omgezet in 'Voorwaarden verduidelijkt' en opnieuw worden opgeslagen. De status van de rubriek 'Informeren student door Admissions Office' verandert dan automatisch weer in 'Informeren'.
Door Student Admissions worden hierna de stappen van het informeren gevolgd, met als enige verschil dat bovenaan het nieuwe toelatingsbesluit een opmerking wordt toegevoegd dat het een nieuwe admission decision betreft.
Het kan gebeuren dat het premasterpakket wijzigt. Indien het aantal EC dat de student moet volgen wijzigt, noteer dan het nieuwe aantal EC in het veld 'Gewijzigd aantal ECTS'. Volg de stappen onder Wijziging of onvoldoende certificaat wordt geaccepteerd.
De bovenstaande instructies om het dossier terug te zetten, hoeven niet te worden gevolgd bij FFTR, NSM en FSW als de vrijstellingen ook wijzigen. Het nieuwe aantal EC komt dan namelijk in de automatische email al te staan.
Als bij een FSW, FFTR of NSM student ook de vrijstellingen wijzigen, pas dan het antwoord op de vraag 'Vrijstellingen toegewezen?' en de bijbehorende rubriek aan, zodat het goed staat zoals het in de mail naar student moet gaan. Zie 7. Verwerken van het toelatingsbesluit door facultair verwerker voor instructies. Alleen in dit geval mag het oorspronkelijke besluit worden aangepast.
Als het antwoord eerst 'Nee' was, en naar 'Ja' moet, staat de checklist niet altijd meteen goed klaar. Neem in dat geval contact op met Svenja of Dries.
Nadat het besluit is aangepast, verander je de status van de Checklist: Vrijstellingen van 'Afgehandeld' naar 'Wijziging vrijstellingen (mail verstuurd)'.
Als de checklist nog niet op 'Afgehandeld' staat, is de eerste mail nog niet naar de student verstuurd. In dit geval kun je hem op 'Afgehandeld' zetten, en wordt de student gecommuniceerd. Check in geval van twijfel bij een medewerker van Student Admissions.
Sla de aanmelding op, waarna automatisch een nieuwe mail wordt verstuurd naar de student. Bovenin deze mail staat automatisch de onderstaande tekst.
INTAKE INTERVIEW
Bij sommige studenten is een intake interview onderdeel van de toelatingseisen. Als dit interview behaald is, volgt de facultair verwerker de instructies onder Wijziging of onvoldoende certificaat wordt geaccepteerd. Let op: de student krijgt geen aparte mail vanuit Student Admissions dat het intake interview behaald is.