Nieuwe Erasmus KA131 contracten kunnen in OSIRIS worden aangemaakt en bestaande contracten kunnen worden bewerkt. Dit artikel legt uit op welke manier dat kan worden gedaan, en wat de werkafspraken zijn. Zie Contracten vinden in Osiris voor meer informatie over waar de contracten in Osiris te vinden zijn.
Contracten kunnen alleen worden aangemaakt en bewerkt in Osiris door personen die daarvoor bewerkrechten hebben. Als hierin wijzigingen nodig zijn, kunnen die worden gemaild naar [email protected].
Open menu 1.10 IO-contracten via het menu Onderwijs > OSIRIS Aanmelding > IO-contracten. Klik op het groene plusje in de balk bovenin om een nieuw contract toe te voegen.
Je komt nu op een nieuw scherm waarin je de gegevens van het contract kan invullen. Dit zijn de contractnaam, omschrijving, data, contracttype, contractstatus en of het contract actueel is. Onderin vind je tabbladen waarin je ook gegevens moet aanvullen. Hieronder vind je per veld een uitleg over de werkwijze.
Om foutmeldingen te voorkomen, moet je het contract opslaan nadat Contract t/m Tekenbevoegde zijn ingevuld. Daarna vul je de Partner in en sla je het nog een keer op, zodat je verder kunt met de inhoud van het contract zelf.
In het veld 'Contract' vul je de contractcode in. Elke contractcode begint met O_RU, gevolgd door een nummer dat is toegewezen aan je faculteit, en daarna een getal dat bestaat uit 5 posities. Het eerste contract van FTR is bijvoorbeeld O_RU100001. De nummers zijn als volgt toegewezen:
- FTR: 1
- JUR: 2
- LET: 3
- MAN: 4
- MED: 5
- NWI: 6
- SOW: 7
- RU: 8
In het veld 'Omschrijving' vul je de contractnaam in. Deze is als volgt opgebouwd: Faculteit-Erasmuscode-Onderwerp. Bijvoorbeeld: FTR-EE TARTU02-THEO.
Het veld 'Omschrijving (Engels)' hoeft niet te worden ingevuld.
Mocht je niet weten wat de Erasmus code van de partneruniversiteit is, dan kun je deze terug vinden in het menu 3.2.08 Referentietabellen - Instellingen. Je komt hier via Beheer > Referentietabellen > Organisatie > Instellingen. In de bovenste menubalk kun je zoeken door een naam of deel van een naam tussen * in te voeren, en op Enter te drukken. Als je op een regel van een universiteit gaat staan, zie je de codes.
Vul hier de ingangs- en afloopdatum van het contract in, bijvoorbeeld 01-09-2022 en 31-08-2028 voor een contract van collegejaar 2022 t/m 2027.
Selecteer als contracttype Erasmus KA-131. Als dit niet op de lijst staat, selecteer dan Erasmus KA-103.
Dit veld staat automatisch op Concept, en zal automatisch worden bijgewerkt als het is ondertekend door één of beide partijen. Hier hoef je dus geen selectie te maken. De verschillende opties zijn:
- Concept: nog niet ondertekend door ons of door de partner
- Ondertekend door partner: ondertekend door de partner, nog niet door ons
- Ondertekend door ons: ondertekend door ons, nog niet door de partner
- Definitief: ondertekend door beide partijen
- Verlopen en vernieuwd: het huidige contract is verlopen, maar er is een vernieuwd contract
- Verlopen en niet vernieuwd: het huidige contract is verlopen en niet vernieuwd
- Verlopen en nog vernieuwen: het huidige contract is verlopen, en er moet nog een nieuw contract worden toegevoegd
- Geannuleerd door partner: de partneruniversiteit heeft het contract geannuleerd
- Geannuleerd door ons: wij hebben het contract geannuleerd
Het veld 'Actueel' staat automatisch op 'Ja'. Dit kan zo blijven staan en hoeft niet te worden aangepast.
In het veld 'Penvoerder' kan de eigen faculteit worden gekozen door de afkorting te typen, of door op het vergrootglas naast het veld te klikken en uit de lijst te selecteren.
In het veld 'Tekenbevoegde' geef je degene op die namens de Radboud Universiteit het contract tekent. Dit is altijd Rob Vaessen, hoewel het tekenen zelf door de tekenbevoegde van de faculteit gedaan mag worden (zie Contracten goedkeuren). In de mail naar de partner zal Rob Vaessen staan, omdat hij namens de universiteit gemachtigd is als tekenbevoegde.
In het tabblad 'Partners' voeg je de partner universiteit waarmee het contract is afgesloten toe. Dit doe je door eerst op het groene plusje in de bovenste regel te klikken, en daarna op de grijze loep. Je komt dan in het scherm met alle partners, en kunt hierin zoeken op naam (eventueel met % eromheen om op een deel van de naam te zoeken), plaats en/of land.
Als een partneruniversiteit nog niet in Osiris staat, dan maak je deze eerst aan in CRM. Daarna dien je een verzoek in bij Dries de Groot ([email protected]) om de gegevens in Osiris door te voeren. Aanpassingen moeten ook eerst in CRM worden aangepast, en daarna worden doorgegeven aan Elke. Vermeld in de mail daarbij welke gegevens je hebt aangepast.
In het tabblad 'Uitwisselingsafspraken' voeg je de afspraken uit het contract toe. Per type mobiliteit (studenten of staf) en richting (inkomend of uitgaand) moet een aparte afspraak worden toegevoegd. Een contract met inkomende en uitgaande studenten- en stafmobiliteit heeft dus vier regels.
Om een nieuwe afspraak toe te voegen, klik je eerst op het groene plusje in de bovenste regel.
Vervolgens vul je de lege velden in met de instelling (op dezelfde manier als je bij het tabblad partners hebt gedaan), de richting, het type mobiliteit, de collegejaren, het aantal plaatsen en het aantal maanden en/of dagen. Je kunt daarnaast ook het vereiste EQF-niveau kiezen.
In het blok 'Aanbevolen taalvaardigheden' kan worden aangegeven wat het vereiste taalniveau is voor zowel inkomende als uitgaande mobiliteit. Je voegt de taalvaardigheden per uitwisselingsafspraak toe.
Als een student aan een andere universiteit vakken in bijvoorbeeld Spaans kan (en mag) volgen, zorg er dan voor dat die taal ook is toegevoegd. Als dit niet is gedaan, kan de student op het Learning Agreement namelijk Spaans niet kiezen als taal van instructie.
Zorg er om dezelfde reden ook voor dat ook alle talen waarin cursussen voor exchange studenten aangeboden worden binnen je faculteit zijn toegevoegd met het bijbehorende niveau.
De talen die in Osiris kunnen worden gekozen en hun bijbehorende afkorting staan in de tabel hieronder.
In het blok 'Relevante ISCED' kan de bijbehorende ISCED code worden opgegeven. Je voegt de code per uitwisselingsafspraak toe.
De werkafspraak is dat we alleen ISCED codes van 4 cijfers gebruiken. Als hierin een aanpassing nodig is, kan dit worden doorgegeven aan Christopher Laws via [email protected].
Mocht je niet weten welke ISCED code je moet kiezen, dan kun je een overzicht van de ISCED codes terug vinden in het menu 3.2.08 Referentietabellen - ISCED codes. Je komt hier via Beheer > Referentietabellen > Organisatie > Instellingen. In de bovenste menubalk kun je deze op naam of op code sorteren.
In het tabblad 'Faculteiten en opleidingen' voeg je in het blok 'Faculteiten' de faculteiten toe waarop het contract van toepassing is, bijvoorbeeld je eigen faculteit of eventueel meerdere faculteiten. Eventueel kun je hier ook opleidingen toevoegen als een contract specifiek voor één opleiding bedoeld is. Je voegt dit per uitwisselingsafspraak toe.
In dit tabblad wordt zichtbaar welke faculteiten door de partneruniversiteit zijn ingevuld. Dit zijn dus faculteiten van de partneruniversiteit zelf.
Als je alle gegevens hebt ingevuld of bewerkt, kun je het contract rechtsboven opslaan door op de zwarte 'Opslaan' knop te klikken. Als je een verplicht veld bent vergeten in te vullen, krijg je op dit moment een melding.
Voor informatie over het aanmaken en bewerken van andere types contracten in CRM (dus niet Erasmus KA-131), zie https://dmc.tutorials.ru.nl/m/89422/c/297920.