Nadat je een contract in OSIRIS hebt aangemaakt of bewerkt, moet deze met de partner worden gedeeld ter goedkeuring. Dit artikel legt uit op welke manier je dit doet. Zie Contracten (Erasmus KA131) aanmaken en bewerken in Osiris voor meer informatie over hoe je een contract aanmaakt of bewerkt.
Als je een contract wilt delen met de partner maar nog niet zelf wilt goedkeuren, gebruik je de stappen zoals hieronder beschreven. Als je het contract al wilt goedkeuren, kun je de stappen volgen in Contracten goedkeuren. Voor je een contract kunt goedkeuren moet het contract minimaal een keer zijn verzonden.
Als je een contract hebt aangemaakt en deze wil delen met de partner open je eerst het contract (zie Contracten vinden in Osiris). Rechtsbovenin klik je op de knop 'Acties' en daarna op 'Stuur EWP-bericht'.
Je ziet ter bevestiging een pop up waarin je nogmaals moet bevestigen dat je het contract wilt versturen naar de partner. Klik hier op 'Ja'.
Het contract voorstel is nu naar de partneruniversiteit verstuurd, en voor de partner zichtbaar in het portal dat ze gebruiken voor contracten. Het veld Datum verzonden wordt automatisch ingevuld.
Het hangt van de instellingen bij de partneruniversiteit af of de universiteit ook een melding ontvangt als je een bericht hebt gestuurd. Voor de zekerheid is het dus aan te raden om de partner universiteit hier ook per mail van op de hoogte te stellen.
Foutmeldingen
Als een partner nog niet is aangesloten om EWP berichten te ontvangen, krijg je bij het versturen van het contract een po-up met een foutmelding: EWP-berichten zijn niet ingeschakeld op de partnerinstelling. Dit betekent dat de partner bij de laatste import nog niet was aangesloten.
Controleer in dit geval op de volgende website (https://fmfe03.hosting.ru.nl/fmi/webd/schac_id) of je de instelling kunt vinden. Als je de instelling kunt vinden, kijk dan in de tabel of de velden IIAs en IIAs Approval zijn ingevuld. Mocht dit zo zijn, dan is de partner sinds de laatste import aangesloten. Geef dit door aan Dries de Groot ([email protected]), zodat de instellingen kunnen worden aangepast. Hierna kan het contract alsnog worden verzonden.
In sommige gevallen kan het bericht niet verzonden worden om een andere reden, en krijg je geen foutmelding te zien. Het veld 'datum verzonden' wordt dan wel ingevuld, maar het bericht is niet daadwerkelijk verstuurd. Als dit het geval is, krijg je hiervan bericht van Christopher Laws of een andere key user.