Als een partner een contract met ons deelt, of een contractvoorstel vanuit ons heeft goedgekeurd, ontvangen we daarvan in OSIRIS bericht. Dit artikel legt uit hoe je deze berichten kunt vinden en kunt verwerken.
De berichten over contracten zijn te vinden op de OSIRIS homepage in het menu 'IO-contracten'. Er zijn hierbij twee opties voor berichten:
- Onverwerkte EWP berichten voor nieuwe contracten: nieuwe voorstellen voor contracten, of voorstellen die nog niet aan een contract in Osiris zijn gekoppeld
- Onverwerkte EWP berichten voor bestaande contracten: berichten over of voorstellen voor contracten die al in Osiris staan
De berichten zijn te openen door op het blauwe getal achter de regel te klikken. Je komt hierdoor automatisch in menu 1.11.01 EWP-berichten. Je kunt ook in dit menu komen door in het menu bovenin te klikken op Onderwijs > OSIRIS Aanmelding > EWP-berichten.
Als je op de tweede manier naar het menu gaat, zie je alle berichten. Er is hierbij dan niet onderscheid gemaakt tussen nieuwe en bestaande contracten.
Onverwerkte EWP berichten voor nieuwe contracten:
Het overzicht dat via de tegel of via 1.11.01 te benaderen is geeft niet makkelijk aan om welke partner het gaat of welk vakgebied op het contract staat.
Je moet per bericht die informatie opzoeken. Dit is vrij bewerkelijk.
Er is daarom een rapport gebouwd dat via menu 9.0.21 uitgedraait kan worden.
Je ziet in het menu alle berichten die naar de universiteit zijn verstuurd, dus ook de berichten die voor andere faculteiten zijn bedoeld. Je hoeft alleen je eigen berichten te openen/verwerken.
In het bericht is helaas (nog) niet de naam van de universiteit zichtbaar, maar wel de ISCED code en de instellingscode.
Een overzicht van de ISCED codes terug vinden in het menu 3.2.08 Referentietabellen - ISCED codes. Je komt hier via Beheer > Referentietabellen > Organisatie > Instellingen. In de bovenste menubalk kun je deze op naam of op code sorteren.
De instellingscodes kun je terug vinden in het menu 3.2.08 Referentietabellen - Instellingen. Je komt hier via Beheer > Referentietabellen > Organisatie > Instellingen. In de bovenste menubalk kun je links de instellingscode invullen. Bij onderstaand voorbeeld is de instellingscode Z1963.
Je kunt ook in je huidige contracten zien welke instellingscode een partner heeft in het tabblad 'Partners'.
Als er een onverwerkt bericht binnenkomt, betekent dit dat Osiris het bericht nog niet herkent als behorende bij een bestaand contract. Dit kan betekenen dat het een nieuw contract is, maar het kan ook een bericht zijn over een bestaand contract dat nog gekoppeld moet worden.
Als je een voorstel hebt ontvangen voor een nieuw contract, zie je in de kolom 'EWP-bericht' wat door de partner universiteit wordt voorgesteld aan afspraken. Indien je akkoord gaat, moet je in de rubriek overnemen alle onderdelen selecteren. Dit kun je in één keer rechts doen door te klikken op 'Alles (de)selecteren'.
Klik daarna rechts boven op Acties > Inhoud EWP-bericht overnemen.
OSIRIS vraagt om een contractnaam en omschrijving (zie Contracten (Erasmus KA131) aanmaken en bewerken in Osiris voor de werkafspraken). Vul deze in, en klik op OK. Osiris maakt daarna automatisch een contract aan met de gegevens uit het voorstel van de partneruniversiteit.
Als je het niet eens bent met (onderdelen van) het contract is het helaas niet mogelijk om dit via OSIRIS door te geven. Hierover moet je zelf de partner benaderen via mail, zodat er uiteindelijk een nieuw voorstel gestuurd kan worden.
Als het voorstel hoort bij een bestaand contract, kun je deze aan een bestaand contract koppelen. Dit doe je door rechts bovenin te klikken op Acties > Bestaand contract koppelen.
In de pop-up kun je het contract opgeven waaraan het bericht gekoppeld moet worden. In het zoekvenster dat je ziet als je op de loep klikt, zie je alle KA131 contracten die nog niet gekoppeld zijn aan een bericht.
Klik op 'OK' nadat je het contract hebt gekozen. Het bericht verplaatst nu automatisch naar het menu Onverwerkte EWP berichten voor bestaande contracten. Je kunt het bericht in dit menu openen en verder verwerken volgens de instructies hieronder.
Als je per ongeluk een verkeerd contract hebt gekoppeld, kan degene binnen de faculteit met goedkeuringsrechten deze ontkoppelen.
Berichten van een partner over een bestaand contract zijn ook makkelijk terug te vinden in het contract zelf, door in het menu links op 'EWP-berichten' te klikken.
Als je een voorstel hebt ontvangen van een partneruniversiteit, zie je in de kolom 'EWP-bericht' wat door de partner universiteit wordt voorgesteld aan afspraken. In de kolom 'OSIRIS' zie je wat in het eigen contract staat.
Indien je akkoord gaat met het voorstel van de partner (rubriek 'EWP-bericht), moet je in de rubriek overnemen alle onderdelen selecteren. Dit kun je in één keer rechts doen door te klikken op 'Alles (de)selecteren'.
Klik daarna rechts boven op Acties > Inhoud EWP-bericht overnemen.
Als je het niet eens bent met (onderdelen van) het contract is het helaas niet mogelijk om dit via OSIRIS door te geven. Hierover moet je zelf de partner benaderen via mail, zodat er uiteindelijk een nieuw voorstel gestuurd kan worden.