OSIRIS

Hoe schrijf je studenten in vanaf een wachtlijst? (workflow)

Updated

Doel: Deze instructie toont hoe je studenten vanaf een wachtlijst inschrijft. Deze instructie is vormgegeven als workflow, waarbij je stapsgewijs de instructies volgt afhankelijk van het soort wachtlijst waarvan gebruik wordt gemaakt.

Voor wie: Medewerkers studentenadministratie

NB Afgezien van de hieronder beschreven manier is het ook mogelijk om studenten automatisch van de wachtlijst naar beschikbaar gekomen plekken in een cursus/toets te plaatsen door op de achtergrond een proces te laten draaien dat daarvoor zorgt. Neem hiervoor contact op met Functioneel Beheer.

Ga naar scherm 2.4.07 of 2.4.12 (Cursus > wachtlijst > zoek) en zoek de cursus op waarvoor je de studenten wilt inschrijven vanaf de wachtlijst.

Welke studenten wil je inschrijven vanaf de wachtlijst?

Selecteer op het scherm een van de opties

Voer de volgende stappen uit

  1. Selecteer de studenten die vanwege alle genoemde redenen op de wachtlijst staan.
  2. Selecteer de rijen met studenten die je wilt inschrijven.
  3. Klik op 'Acties' en controleer of de vinkjes in het controlescherm goed staan.
  4. Klik op 'Inschrijven'.

De studenten die na de actie 'inschrijven' nog op de wachtlijst staan worden nu vermeld met de reden waarom ze (nog) op de wachtlijst staan:

Bij inschrijven of loten vanaf de wachtlijst kun je de volgorde van inschrijving makkelijk beïnvloeden door handig gebruik te maken van ingesloten doelgroepen (ingangseisen menu 1.1.35) als je de redenen voor de wachtlijst combineert met de selecties die achter de ingesloten doelgroepen schuilgaan.
Hierboven zie je dat je bijvoorbeeld de doelgroep Opleidingsstudenten (hierachter gaat een selectie van studenten die een actieve inschrijving hebben op een bepaalde opleiding schuil) uit de voorinschrijving als eerste selecteert om in te schrijven vanaf de wachtlijst.

Voer de volgende stappen uit

  1. Selecteer via de filterknoppen ('Toon studenten' of filteren in de kolommen) welke de groepen studenten je wilt inschrijven voor de cursus.
  2. Selecteer de betreffende rijen studenten die je wilt inschrijven.
  3. Via 'Acties', het aan- of uitvinken van controles en 'Inschrijven' (4) schrijf je de geselecteerde studenten in voor de cursus.

Bij aanvinken van vakje maximum deelnemers zie je studenten die op de wachtlijst staan omdat het maximum aantal deelnemers voor de cursus is of was bereikt. Het kan zijn dat er intussen plaats beschikbaar is gekomen en dat deze studenten alsnog ingeschreven kunnen worden. Het is ook mogelijk om studenten boventallig in te schrijven. Dit is op twee manieren mogelijk:

  1. Uitzetten van de controle op maximum aantal deelnemers in de cursus
  2. Verhogen van maximum aantal deelnemers in de cursusinrichting (geen onderdeel van deze instructie)

NB Afgezien van de hieronder beschreven manier is het ook mogelijk om studenten automatisch van de wachtlijst naar beschikbaar gekomen plekken in een cursus/toets te plaatsen door op de achtergrond een proces te laten draaien dat daarvoor zorgt. Neem hiervoor contact op met Functioneel Beheer.

Voer de volgende stappen uit om studenten (boventallig) in te schrijven

  1. Selecteer de studenten die om de reden 'maximum deelnemers'  op de wachtlijst staan.
  2. Klik op 'Acties' en ' Inschrijven vanaf de wachtlijst'.
  3. Bij boventallig inschrijven: zet het controlevinkje 'Maximum aantal deelnemers cursus' uit en klik op Inschrijven. Bij inschrijven worden de studenten op de wachtlijst boventallig geplaatst (4)

Moet er geloot worden voordat de studenten ingeschreven worden voor de cursus?

Als het aantal studenten op de wachtlijst groter is dan het aantal plaatsen beschikbaar in de cursus, is het mogelijk dat er gekozen is voor loting. Indien loting wordt toegepast, heeft iedere student evenveel kans op inschrijving vanaf de wachtlijst. Zonder loting worden de studenten op volgorde van plaatsingsdatum ingeschreven.

Voer de volgende stappen uit voor de loting en inschrijving

  1. Filter op studenten die vanwege voorinschrijving op de wachtlijst staan.
  2. Selecteer de rijen studenten die je wilt loten en inschrijven (in dit geval alle rijen)
  3. Klik op 'Acties' en vervolgens op 'Loten vanaf de wachtlijst. De studenten worden nu op willekeurige volgorde geplaatst. Let op: de studenten zijn nog niet ingeschreven!
  4. Klik op 'Acties', op 'Inschrijven vanaf de wachtlijst' en zet eventueel controlevinkjes aan of uit. Klik vervolgens op 'Inschrijven'.

Na het loten wordt de plaatsingsdatum veranderd van de datum van voorinschrijving naar de datum waarop de loting werd uitgevoerd en wordt nu voor elke student gelijk.

Studenten die vanwege het bereiken van de maximum capaciteit van de cursus niet ingeschreven konden worden, blijven op de wachtlijst staan. Deze studenten zijn zichtbaar door te filteren op 'Maximum deelnemers' of 'Alle'. Ze zijn niet zichtbaar als je filtert op Voorinschrijving.

Voer de volgende stappen uit om de studenten in te schrijven vanaf de wachtlijst zonder loting

  1. Filter op studenten die vanwege voorinschrijving op de wachtlijst staan.
  2. Selecteer de rijen studenten die je wilt inschrijven (in dit geval alle rijen)
  3. Klik op 'Acties', op 'Inschrijven vanaf de wachtlijst' en zet eventueel controlevinkjes aan of uit en vervolgens op 'Inschrijven'.

Door parameter NIET-EIGEN-STUDENTEN op Ja te zetten (facultair) zal elke student die zich inschrijft voor een cursus met wachtlijst, die geen onderdeel uitmaakt van haar examenprogramma automatisch op de wachtlijst worden geplaatst met als reden Programma.

Je vindt deze studenten makkelijk door in 2.4.07 door te kiezen voor Geen onderdeel programma (1) of Programma (2).

Voer de volgende stappen uit om deze studenten in te schrijven

Via 'Acties' en 'Inschrijven vanaf de wachtlijst' worden de studenten ingeschreven.

  1. Selecteer de studenten die vanwege 'Geen onderdeel programma' op de wachtlijst staan of filter in de kolom 'Reden' op 'Programma'.
  2. Selecteer de rijen van de studenten die je wilt inschrijven.
  3. Klik op 'Acties' en controleer of de vinkjes in het controlescherm goed staan.
  4. Klik op 'Inschrijven'.

Workflows are not supported in your browser.
Please use a recent version of Chrome, Edge, Firefox or Safari to display this page.

Previous Article Hoe verwerk ik de inschrijvingen met voorkeuren?
Next Article Hoe worden resultaten ingevoerd? (individueel)