Inkomende Erasmus uitwisselingsstudenten (binnen KA131 programma's) kunnen hun Learning Agreement in het systeem van de partner/hun thuisinstelling indienen, waarna ze in OSIRIS zichtbaar zijn en moeten worden goedgekeurd en verwerkt.
Ingediende Learning Agreements zijn terug te vinden op de startpagina van OSIRIS in het blokje Learning Agreements > Inkomende studenten.
Klik op het nummer achter 'Ingediend' om de Learning Agreements te zien. Deze staat in het menu OSIRIS Aanmelding > Learning Agreement.
Aan het begin van de pagina staan de verschillende voor deze student opgestarte processen. Het Learning Agreement wordt door Osiris altijd bij een proces van het type 'Uitwisseling' geplaatst dat overlap heeft met de in het Learning Agreement opgestarte periode. Vaak is er op het moment van een inkomend Learning agreement maar een aanvraag die hieraan voldoet, het INK-UIT-% proces.
Selecteer daarom altijd eerst het INK-UIJT-% proces om het Learning Agreement te raadplegen. Staat het er niet bij? Check dan ook even een van de andere aanvragen.
Onder 'Learning Agreement' staat de algemene informatie over de uitwisseling, zoals de geplande periode, de partnerinstelling en de status. Eronder is zichtbaar welk taalniveau de student heeft, wat voor type student is het en wie de contactpersoon is bij de partner. In het veld Commentaar kan een opmerking worden toegevoegd, die zichtbaar is voor de student nadat het Learning Agreement is afgekeurd.
In het veld Contactpersoon kan door op het loepje te klikken de relevante contactpersoon binnen de Radboud Universiteit worden gekozen. Dit kan het algemene International Office zijn, of een specifieke medewerker van het International Office. Deze contactpersoon wordt vervolgens ook aan de student en diens thuisinstelling doorgegeven.
Eventuele wijzigingen in de lijst met contactpersonen kunnen worden aangevraagd bij Christopher Laws ([email protected]).
Onderin het scherm is zichtbaar welke vakken de student aan de Radboud Universiteit heeft gekozen, welke vakken deze vervangen bij de partneruniversiteit, en is er ruimte voor eventuele interne aantekeningen. De drie tabbladen staan hieronder uitgelegd.
In het menu onderin is in het tabblad 'OSIRIS-programma' zichtbaar welke vakken de student aan de Radboud Universiteit heeft gekozen.
In het veld cursus moet de cursuscode van de cursus worden ingevuld. Door op het loepje te klikken en daarna op 'Zoeken' is een lijst van alle cursussen zichtbaar. Door % en % om een term te plaatsen, kan binnen deze lijst ook worden gezocht, bijvoorbeeld op alle NWI cursussen, zoals in het voorbeeld hieronder.
In het veld 'Cursus' kan gezocht worden op cursuscode (bijvoorbeeld %NWI%), en in het veld 'Korte naam' op cursusnaam (bijvoorbeeld %Computing%).
Op termijn is het een optie dat op basis van de geselecteerde cursuscodes automatisch ook kan worden ingeschreven. Het is daarom van belang om de code per vak toe te voegen.
In het tabblad Partnerprogramma is zichtbaar wat de student aan vergelijkbare vakken bij de partneruniversiteit heeft opgegeven. Hierin zijn geen wijzigingen mogelijk.
Voor opmerkingen die de student niet hoeft te zien, kan gebruik gemaakt worden van het tabblad Interne aantekeningen. Type in het veld een opmerking, klik daarna op 'Voeg toe' en dan rechtsbovenin op 'Opslaan'.
Als de contactpersoon is ingevuld en de cursussen zijn gecontroleerd en aangevuld met de cursuscodes, kan het Learning Agreement worden goedgekeurd of afgekeurd. Dit doe je door rechtsbovenin te klikken op Acties en daarna op Goedkeuren Learning Agreement of Afkeuren Learning Agreement.
Klik daarna ter bevestiging op Ja of indien nodig op Nee.
Voor het afkeuren van een Learning Agreement moet er een reden in het veld Commentaar zijn ingevuld.
Afgekeurde Learning Agreements zijn zichtbaar in de regel Afgekeurd op de startpagina zolang de student deze nog niet opnieuw heeft ingediend. Zodra dit wel is gebeurd, verschijnen ze weer onder de regel Ingediend.