Uitgaande uitwisselingsstudenten kunnen hun Learning Agreement via OSIRIS Student indienen (zie How do I submit my Learning Agreement?), waarna ze in OSIRIS zichtbaar zijn en moeten worden goedgekeurd en verwerkt.
Ingediende Learning Agreements zijn terug te vinden op de startpagina van OSIRIS in het blokje Learning Agreements > Uitgaande studenten.
Er zijn verschillende opties:
- Concept: Learning Agreements die nog niet zijn ingediend, maar wel al opgeslagen. Deze zijn qua inhoud al zichtbaar, maar kunnen nog niet worden verwerkt.
- Ingediend: Learning Agreements die door de student zijn ingediend, en waar controle van nodig is
- Afgekeurd: Learning Agreements die door ons zijn afgekeurd. Zodra deze door de student opnieuw is ingediend, is deze zichtbaar onder Ingediend.
- Goedgekeurd: Door ons (RU) goedgekeurde Learning Agreements
- Afgekeurd door partner: Learning Agreements die zijn afgekeurd door de partner. Zodra deze door de student opnieuw is ingediend, is deze zichtbaar onder Ingediend.
Klik op het nummer achter 'Ingediend' om de ingediende Learning Agreements te zien. Deze staat in het menu Buitenland > Learning Agreement.
Als een student na het indienen ontdekt een fout te hebben gemaakt, kunnen ze dit niet meer zelf herstellen. In plaats daarvan moet de Learning Agreement worden afgekeurd, zodat de student deze weer kan bewerken.
Informatie student
Onder 'Learning Agreement' staat de algemene informatie over de uitwisseling, zoals de periode, de partnerinstelling en de status. Eronder is zichtbaar welk taalniveau de student heeft, wat voor type student is het en wie de contactpersoon is bij de partner.
In het veld Contactpersoon kan door op het loepje te klikken de relevante contactpersoon binnen de Radboud Universiteit worden gekozen. Dit kan het algemene International Office zijn, of een specifieke medewerker van het International Office.
Voor NSM staan ook studieadviseurs in de lijst van contactpersonen.
Eventuele wijzigingen in de lijst met contactpersonen kunnen worden aangevraagd bij Christopher Laws ([email protected]).
Onderin het scherm is zichtbaar welke vakken de student aan de partneruniversiteit heeft gekozen, welke vakken deze vervangen bij de Radboud Universiteit, en is er ruimte voor eventuele interne aantekeningen. De drie tabbladen staan hieronder uitgelegd.
In het tabblad 'OSIRIS-programma' is zichtbaar bij welk examenonderdeel de student aan de Radboud Universiteit het in het buitenland gevolgde onderwijs wil laten bijschrijven.
In het tabblad Partnerprogramma is zichtbaar wat de student aan vakken bij de partneruniversiteit heeft gekozen, met eventueel verdere toelichting in het veld Omschrijving onderin.
Voor opmerkingen die de student niet hoeft te zien, kan gebruik gemaakt worden van het tabblad Interne aantekeningen. Type in het veld een opmerking, klik daarna op 'Voeg toe' en dan rechtsbovenin op 'Opslaan'.
Het veld Commentaar onder Learning Agremeent kan gebruikt worden om informatie over het Learning Agreement op te geven. Bij goedkeuren noteren we hierin dat het Learning Agreement is goedgekeurd, en hoeveel EC maximaal worden goedgekeurd. We doen dit om aan de Europese eis van automatic recognition te kunnen voldoen. Bij afkeuren kan worden aangegeven waarom het Learning Agreement is afgekeurd. Deze opmerking is altijd zichtbaar voor de student.
Het is niet mogelijk om door middel van dit veld opmerkingen aan de partner door te geven. Als die er wel zijn, moet naar de contactpersoon worden gemaild.
In het veld Commentaar partner is zichtbaar wat een partneruniversiteit aan afwijzingsredenen heeft aangegeven. Boven het veld is zichtbaar wie de contactpersoon is, en op welk emailadres ze te bereiken zijn.
Hierna kan het Learning Agreement worden goedgekeurd of afgekeurd. Dit doe je door rechtsbovenin te klikken op Acties en daarna op Goedkeuren Learning Agreement of Afkeuren Learning Agreement.
Naast goedkeuren of afkeuren is er ook de optie 'Genereer en upload LA'. Hierdoor wordt er een pdf-bestand van het Learning Agreement gemaakt, en geupload in het dossier van de student. Dit kan handig zijn om het Learning Agreement te delen met een examencommissie, of omdat de student het zelf nodig heeft.
Onder Learning Agreement is te zien wat de status is van een Learning Agreement. De opties zijn:
- Concept: Learning Agreements die nog niet zijn ingediend, maar wel al opgeslagen. Deze zijn qua inhoud al zichtbaar, maar kunnen nog niet worden verwerkt.
- Ingediend: Learning Agreements die door de student zijn ingediend, en waar controle van nodig is
- Afgekeurd: Learning Agreements die zijn afgekeurd. Zodra deze door de student opnieuw is ingediend, is deze zichtbaar onder Ingediend
- Goedgekeurd: Goedgekeurde Learning Agreements
- Afgekeurd door partner: Learning Agreements die zijn afgekeurd door de partner. Zodra deze door de student opnieuw is ingediend, is deze zichtbaar onder Ingediend
- Definitief: goedgekeurd door zowel de partneruniversiteit als door de Radboud Universiteit
De datum van tekenen en ondertekenaar zijn zichtbaar door op het zwarte bolletje te klikken voor de data.
Door een klein foutje in Osiris staan de gegevens van ons naast het kopje 'Partnerinstelling' en de data van de partner onder 'Opleiding'
Als een student een Change Form indient met wijzigingen aan een al goedgekeurd Learning Agreement (met status definitief) dan wordt deze zichtbaar als een nieuw Learning Agreement. In de gekozen vakken is dan ook een wijzigingsreden zichtbaar.