OSIRIS Zaak is/was een aparte applicatie waarin de student (of een externe) zijn zaken kon bekijken en onderhouden. Deze kon geopend worden door in OSIRIS Student op het tabblad Zaken te klikken.
Met de integratie zal het student gedeelte van OSIRIS Zaak in dezelfde applicatie (OSIRIS Student) blijven. Studenten kunnen hier zijn zaken opstarten, bekijken en afhandelen.
Schermen en acties in OSIRIS Student
1. Startscherm / Dashboard
Op het startscherm van OSIRIS Student worden de zaken van de student getoond, waarvoor de student actie moet ondernemen. Dit zijn de zaken met een openstaande taak voor de student, waarbij hij de primaire actor is. De overige lopende zaken zijn in het hoofdscherm met zaken te zien.
De zaak kan vanuit het startscherm geopend worden. Dit opent een pop-up, waarin de student de zaak volledig kan onderhouden.
2. Hoofdscherm: Zaken
In het hoofdmenu van OSIRIS Student is het scherm ‘Zaken’ beschikbaar. Deze toont een lijst van zaken. Er zijn twee tabbladen aanwezig, een voor lopende zaken (gestart of gepauzeerd) en een voor afgeronde zaken. Afgebroken zaken worden niet getoond in dit scherm.
Per zaak worden de onderstaande punten getoond, dit verschilt per tabblad:
- Voortgang (in een cirkel), bij afgeronde zaken het zaak icon
- Omschrijving van de zaak
- Opmerking bij de zaak
3 Detailscherm: Huidige taken
Als de student aan zet is, dus als er een uit te voeren activiteit is, dan is het 1e tabblad dat wordt getoond de huidige taak. Het tabblad heeft de naam van de activiteit. Hier worden ook de formulieren en documenten getoond van de huidige stap, dit heeft dezelfde weergave en werking als het tabblad ‘Documenten & formulieren’, alleen dan dus beperkt tot de huidige stap. Er kunnen meerdere huidige taken voor de student zijn. Elke taak wordt dan als een apart tabblad getoond.
Bijzonderheden:
- Tussen de toelichting horende bij de taak en de deadline kan ook nog een opmerking getoond worden. Dit is de opmerking die gemaakt is bij de vorige stap.
- Indien de deadline verstreken is, is het icon rood, anders is deze oranje (waarschuwingskleur)
- Rechtsonder is een zwevende groene knop om de taak af te ronden. De tekst op de knop is instelbaar via de zaakdefinitie.
- Als de zaakdefinitie van de zaak niet definitief is, zal dit in een waarschuwingstekst getoond worden. De documenten en formulieren zullen dan niet te openen zijn. De huidige taak is ook niet af te handelen.
4 Detailscherm: Overzicht
Het 2e tabblad is het ‘overzicht’. Hierin is de voortgang getoond via de mijlpalen van de zaak en evt. de huidige activiteit en eerdere activiteiten.
Bijzonderheden:
- Indien er geen planning is opgegeven, zullen de ‘planning’ en ‘werkelijk’ kolommen niet getoond worden bij een mijlpaal. Er zal dan alleen een datum achter getoond worden, met de datum waarop de mijlpaal is behaald.
- De tabel met huidige activiteiten toont alle activiteiten die op dit moment uitgevoerd kunnen worden en waarvoor de actor STUDENT permissie heeft om deze te zien.
- Als de zaak gepauzeerd is, wordt dat op de plek van ‘voor/achter op planning’ getoond in de oranje waarschuwingskleur.
- Er kan ook een tabel met ‘Eerdere activiteit(en)’ getoond worden. Deze toont ook de uitkomst en wanneer en door wie deze is afgerond. Als er een opmerking is toegevoegd, dan is deze te openen door op het aanwezige info-icon te klikken. Een eerdere activiteit is te zien als deze afgehandeld is en als de actor STUDENT permissie heeft op ‘zichtbaar na afhandelen’.
- De kleuren van de mijlpaal icons zijn in te stellen bij de zaakdefinitie in OSIRIS Basis.
- Als de zaakdefinitie van de zaak niet definitief is, zal bovenaan het scherm de volgende tekst in het rood getoond worden: “Wegens onderhoud is het niet mogelijk om wijzigingen door te voeren voor deze zaak.”
5 Detailscherm: Documenten & Formulieren
Het 3e tabblad is voor ‘documenten & formulieren’. Hier wordt een lijst getoond met de documenten en formulieren die op dat moment zichtbaar zijn voor de actor STUDENT. Het lijstje wordt gesorteerd op volgnummer, zoals deze is opgegeven bij de gegevenselementen in de zaakdefinitie.
Bijzonderheden:
- Een formulier wordt als witte knop getoond, indien deze te openen is. In de knop staat de omschrijving zoals opgegeven bij het gegevenselement.
- Indien een formulier voorlopig is opgeslagen, zal de tekst ‘Voorlopig opgeslagen’ rechts naast de knop te zien zijn.
- Indien de formulierdefinitie niet definitief is, zal de tekst ‘Formulier in onderhoud’ in het rood rechts naast de naam van het formulier te zien zijn. Het formulier is dan ook niet te openen en zal daardoor niet als knop getoond worden, maar als label.
- Ook documenten uit een formulier worden hier getoond.
- Documenten hebben als label de omschrijving van het gegevenselement. Daaronder wordt eventueel een huidig bestand getoond, als witte knop. In de knop staat de bestandsnaam en bij drukken op de knop wordt het bestand geopend of gedownload. Indien wijzigbaar, is er rechts naast een verwijder knop en een knop om een (ander) bestand te uploaden.
o Onder de witte knop staat wanneer het bestand is geüpload.
o Onder de groene knop staan de beperkingen van het documenttype (bestandsextensie en grootte).
- Als de zaakdefinitie van de zaak niet definitief is, zullen de documenten en formulieren niet te openen zijn. Ook kan er dan geen nieuw document geüpload worden en er kan geen document verwijderd worden.
5.1. Formulieren
Na het klikken op een formulier in het tabblad van de huidige stap of in het tabblad ‘Documenten & formulieren’, wordt het formulier geopend. Indien een formulier uit meerdere pagina’s bestaat, wordt deze als een ‘stepper’ getoond (zie schermprint). De verschillende pagina’s kunnen dan van boven naar onder doorlopen worden via de ‘vorige’ en ‘volgende’ knoppen. Bij een bestaand formulier kun je ook direct naar een bepaalde pagina gaan door op de pagina naam te klikken. In- en uitklappen van pagina’s gebeurt automatisch. Op de laatste pagina zal er een opslaan knop zijn. Voorlopig opslaan kan op elk moment, waarbij de controles op verplicht in te vullen velden niet uitgevoerd zullen worden.
6. Taak afhandelen
Wanneer de student bij een activiteit aan zet is en deze mag afhandelen, worden de uitkomsten als rode knoppen getoond in het detailscherm van de taak. In het onderstaande voorbeeld kan de student de taak afhandelen door op de knop ‘INDIENEN’ of 'AANVRAAG AANULEREN' te klikken.
Wanneer er een fout optreedt, wordt deze in een pop-up getoond. Als het afhandelen van een taak succesvol is verlopen, wordt de zaak automatisch ververst en wordt er onderin het scherm een toast getoond.
7. Zaak starten
In het hoofdscherm met zaken kun je een nieuwe zaak starten door op de ‘+’ knop rechtsonder te klikken. Er opent dan een korte wizard:
- Kies het type zaak
- Kies de zaak (zie schermprint)
- Vul het startformulier in
Bijzonderheden:
- Het is mogelijk om binnen een type te zoeken naar zaken
- Alleen zaken die gestart kunnen worden door de actor STUDENT en een startformulier hebben, zullen gestart kunnen worden.
- Als een startformulier meerdere pagina’s heeft, dan is het niet mogelijk om pagina’s over te slaan. Het hele formulier dient doorlopen te worden.
- Als je het startformulier (deels) hebt ingevuld en dan de wizard sluit zonder de zaak in te dienen, zul je een waarschuwing krijgen dat je gegevens verloren gaan.