Doel: Deze instructie beschrijft hoe je studenten in groepen kunt plaatsen. Een studentgroep is een statische groep, waarbij de groepsnaam en de samenstelling van de groep vastliggen. Als de groep wordt opgeroepen, betreft het altijd dezelfde 'leden'. De groep wordt niet automatisch aangepast of bijgewerkt.
In deze instructie wordt uitgelegd hoe je een studentgroep aanmaakt. Dit kan op twee manieren (beide worden hier beneden beschreven):
Methode 1) Door een nieuwe groep aan te maken en hier vervolgens een selectie studenten aan toe te voegen
Methode 2) Door studenten te selecteren en ze vervolgens te exporteren naar een nieuwe groep
Via de volgende links vindt je instructies voor:
Voor wie: Medewerkers onderwijsbureau en centrale studentenadministratie
Methode 1 - Ga naar: Student > Student > Studentgroep
- Klik op het groene plusje om een nieuwe groep aan te maken
Maak de nieuwe groep aan
- Geef de groep een naam
- Geef de groep een omschrijving
- Geef aan welk type de groep is
- Geef desgewenst een toelichting bij de groep
- Hier kun je desgewenst aangeven of andere faculteiten je groep en de studenten in die groep ook mogen zien
- Vul bij Groep bewaren tot de datum in waarna de Studentgroep automatisch verwijderd kan worden (facultatief)
- Vul bij Ingangsdatum en Afloopdatum de data in waarin de groep start en eindigt (facultatief)
- Vul bij Organisatieonderdeel in bij welk organisatieonderdeel de groep thuishoort (facultatief)
- Geef aan of de groep actueel is of niet
- Klik op het filter voor [Zoeken] (linker filter) of [Uitgebreid zoeken] (rechter filter) om studenten toe te voegen aan de groep
- Vul bij de student(en) daar waar nodig Ingangs/Afloopdata in die afwijken van de bij 9. Ingevulde groeps-Ingangs/Afloopdata. Zo kan de student in de groep blijven staan, maar binnen de groep inactief worden.
Via de volgende link vindt je instructies voor:
- Op niveau van de student kun je een ingangsdatum en afloopdatum invullen. Als de student later is toegevoegd aan de groep, of de student maakt geen deel meer uit van de groep, dan kun je dat aangeven door middel van afwijkende datums. Daarmee hoef als het lidmaatschap van de groep is beëindigd de student niet te verwijderen uit de groep waardoor je zicht op zijn aanwezigheid kwijt raakt.
- Deze datums kun je mee exporteren in een bestand dat je in een andere studentgroep kunt importeren. (vanaf 19 juni 2021)
- Deze datums kun je ook gebruiken als je wilt selecteren op nog actieve deelnemers aan deze studentgroep.
Het TYPE studentgroep kun je ook gebruiken als zoekfilter in menu 2.1. , en wel op 2 manieren:
- Door een TYPE groep te selecteren
- Door aan te geven dat de studenten die je zoekt NIET in en groep van een bepaald TYPE mogen zitten [mogelijk vanaf 19 juni 2021]
Geef collega's mutatierechten op 'jouw' studentgroep
- Klik op het menu Autorisaties om vast te leggen wie, anders dan degene die de studentgroep aanmaakt, mutaties mag aanbrengen in de studentgroep.
- Voeg hier individuele medewerkers toe of via ++ medewerkers die lid zijn van een bepaalde medewerkergroep (voorkeursinstelling, zodat het muteren te monitoren blijft).
- Voeg hier een opleiding toe iedere medewerker die aan deze opleiding is gekoppeld kan deze studentgroep muteren (niet aan te raden)
- Voeg hier een organisatieonderdeel toe iedere medewerker die aan dit organisatieonderdeel is gekoppeld kan deze studentgroep muteren (niet aan te raden)
Tip: vul dit meteen bij het aanmaken van de groep in. Deze autorisatie komt mee als je de groep kopieert naar een andere code.
Methode 2 - Ga naar: Student > Student > Studentgegevens
- Klik op [uitgebreid zoeken]
Maak een selectie
Maak een selectie van de studenten die je in de groep wil stoppen. In dit voorbeeld selecteren we in stap 1 tot en met 4 de studenten van de opleiding bachelor wijsbegeerte, die als examendoel [BA] hebben en actief zijn. Klik in stap 5 voor op [Zoeken]
Je kunt natuurlijk elke gewenste selectie maken.
Exporteer de studenten naar een nieuwe groep
- Selecteer alle studenten die uit je zoekopdracht komen. Je kunt dit doen met 'CTRL + A' of met je muis. De geselecteerde studenten krijgen een groene markering
- Klik op het icoon [Exporteer de geselecteerde studenten of inschrijvingen]
Kies nieuwe studentgroep
- Kies na het exporteren van de studentgegevens voor [Een nieuwe studentgroep aanmaken]
- Klik op [Volgende]
Maak een nieuwe studentgroep
- Geef de groep een naam
- Omschrijf de groep duidelijk
- Geef desgewenst een toelichting bij de groep
- Geef aan welk type de groep is
- Sla de groep op
Tip: zorg er wel voor dat je van de nieuwe groep ook het autorisatiescherm invult, indien nodig (zie hierboven).