Een excel bestand met resultaten kan eenvoudig worden ingelezen met OSIRIS Docent. In deze werkinstructie wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat. Voor het maken van een bestand dat kan worden ingelezen zie de vorige werkinstructie
Het inlezen van een bestand met resultaten kan alleen met een bestand van het formaat xlsx, en met de indeling zoals hieronder getoond. Een dergelijk bestand kan eenvodig worden gemaakt zie daarvoor de vorige werkinstructie. Let bij het invoeren van resultaten in het excel sheet erop dat er aan de velden die al zijn ingevoerd niets wordt gewijzigd, omdat er anders tijdens het importeren in OSIRIS fouten zullen ontstaan. Voor de kolom met resultaten is het van belang dat daarin géén formules staan, maar dus het echte resultaat.
Het bestand dat is gemaakt ziet er uit zoals bovenstaand. in de kolom "Toetsdatum" dient de datum van de toets te worden ingevuld. Deze mag alleen liggen tussen de eerste datum van het blok waarin de toets valt, en de datum van vandaag (het is dus niet mogelijk om een resultaat in de toekomst te geven). In de kolom resultaat moet het resultaat per student worden ingegeven. let op dat hier geen excel formule in staat, want dat leidt tot foutmeldingen bij het importeren.
Het is niet noodzakelijk om alle studenten van een resultaat te voorzien. Wel moet een resultaat altijd een toetsdatum hebben.
Wanneer je resultaten van verschillende onderdelen / vragen in een Excel zet en vervolgens een eindresultaat berekent over de verschillende onderdelen / vragen door bijvoorbeeld het gemiddelde te berekenen, dan kan het zijn dat er een resultaat uitkomt dat op meerdere decimalen eindigt. OSIRIS zal alleen resultaten accepteren die voldoen aan het maximaal aantal decimalen dat is ingesteld bij de cursus (meestal is dat 2). De kolom met in te lezen resultaten zal dus een maximaal aantal decimalen moeten hebben. Gebruik de Excel functie "=AFRONDEN(getal;aantal decimalen)" om het resultaat af te ronden op het maximaal toegestane aantal decimalen. Blijft Osiris een foutmelding geven bij het inlezen vanwege het aantal decimalen, neem dan contact op met [email protected]
TIP 1: Je kunt ook gebruik maken van de cijfercalculator om een correct excelbestand t.b.v. het inlezen van cijfers in Osiris te maken. Klik op onderstaande links voor het bestand en de handleiding.
Excelbestand (het rekenmodel zelf): http://weblogs.socsci.ru.nl/ictio/files/2018/12/OSIRISinvoerDocent.xlsx
Handleiding: http://weblogs.socsci.ru.nl/ictio/files/2018/12/OSIRISinvoerDocent.pdf
TIP 2: Zijn de resultaten gecopieerd uit een ander bestand en wordt in het veld 'resultaat' getoond dat dit op 1 of 2 decimalen is, maar je krijgt bij het inlezen van het bestand in Osiris een foutmelding ga dan als volgt te werk:
Open kladblok op je PC. Selecteer de kolom met resultaten, plak deze in het kladblok, delete de resultaten uit de excel file, selecteer vervolgens de resultaten uit het kladblok en plak deze in de kolom resultaten van de excel file. Lees vervolgens het bestand met resultaten in. Blijft Osiris een foutmelding geven bij het inlezen vanwege het aantal decimalen, neem dan contact op met [email protected]
Opslaan van het bestand
Nadat je de resultaten hebt ingevoerd moet je het bestand opslaan. Doe dit bij voorkeur op een netwerkschijf onder je eigen naam, zodat het bestand alleen door jezelf kan worden gelezen. Verwijder het bestand nadat het is ingelezen, zodat er nooit een 'datalek' kan ontstaan doordat het bestand door onbevoegden is 'gevonden'.
Kies de actie "Lees bestand"
Kies nu in het actiemenu voor de actie "Lees bestand" om het zojuist opgeslagen bestand te kiezen.
Selecteer het bestand
- Selecteer nu het bestand dat zojuist werd opgeslagen door op de knop "bestand kiezen" te klikken.
- Kies nu het bestand dat zojuist was opgeslagen
- Klik op de knop "openen"
- Geef eventueel een toetsdatum in (dit is niet verplicht, de datum in het excelsheet wordt overgenomen als toetsdatum)
- Klik vervolgens op de knop "lees bestand"
- Bij problemen , neem contact op met [email protected]
Bekijk het verwerkingsverslag
na het inlezen wordt er een "verwerkingsverslag" gegeven met daarin het resultaat van de inleesactie. Daarop is het volgende te zien:
- het aantal rijen in het bestand dat een waarschuwing of fout heeft gegeven en dus niet werd ingelezen
- het aantal rijen dat succesvol werd ingelezen
- het totaal aantal rijen
- de naam van de studenten waarbij het inlezen tot waarschuwingen of fouten heeft geleid
- de fouten van de inleesactie
- een knop waarmee de fouten die getoond worden kunnen worden gedownload in excel. dat kan handig zijn wanneer je een grote groep resultaten inleest. je kunt dan na de inleesactie rustig in excel bekijken wat er voor welke student is misgegaan.
- Sluit knop om het scherm met waarschuwingen en fouten te sluiten. Gebruik dit om het scherm te sluiten
Ondertekenen
Klik nu op de knop "Ondertekenen om de resultaten te ondertekenen.