Een document wordt bewaard zolang dat nodig is voor het doel waarvoor het document wordt bewaard. Per documenttype is de bewaartermijn bepaald. De termijn is gerelateerd aan een viertal ijkpunten:
- datum van aanmaak
- datum van laatste wijziging
- datum van afstuderen
- einddatum van laatste inschrijfregel
Datum van aanmaak
In dit geval wordt het aantal maanden dat het document bewaard moet worden gerelateerd aan de datum waarop het document voor het eerst in OSIRIS werd gezet.
Datum van laatste wijziging
Een document kan worden gewijzigd. In het geval bij het documenttype de bewaartermijn is gebaseerd op de datum van laatste wijziging, dan wordt het aantal maanden dat het document bewaard moet worden gebaseerd op die datum.
Datum van afstuderen
Wanneer een document wordt bewaard op basis van de afstudeerdatum dan wordt het verwijderd na het aantal maanden na de afstudeerdatum. Let op: een student kan meerdere afstudeerdatums hebben. Er wordt per document bekeken welke afstudeerdatum wordt genomen. Wanneer bijvoorbeeld een document vóór het bachelor examen is vastgelegd zal dat worden verwijderd x maanden ná het bachelor examen. Een document dat ná het bachelor examen wordt vastgelegd zal x maanden ná het master examen worden verwijderd.
Einddatum laatste inschrijfregel
Een inschrijfregel kent een begin en afloopdatum. Wanneer dit criterium wordt gebruik zal een document x maanden na de afloopdatum van de laatste inschrijfregel worden verwijderd.
In bepaalde gevallen zal een document nooit worden verwijderd, bijvoorbeeld omdat de student nooit afstudeert. In dat geval zal een document moeten worden voorzien van een individuele verwijderdatum. Zie daarvoor de volgende werkinstructie.