Recent updates
-
Kan een student alle opgeslagen gegevens rechtstreeks inzien?
Updated onArticleIn principe worden de documenten die over een student in het studentendossier worden geplaatst zichtbaar gesteld aan de student. Deze kan ze inzien via OSIRIS Student. In de lijst met documenttypes is te zien welke welke types zichtbaar zijn voor de student. Ook in menu 3.1.11 van OSIRIS Basis is de tabel met documenttypes te raadplegen.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Welke documenten staan in het studentdossier in OSIRIS
Updated onArticleDe documenten die in het studentendossier staan zijn altijd persoonlijke documenten, dus documenten die aan de student zijn gerelateerd. Denk daarbij aan een kopie van het paspoort, studiedocumenten zoals kopieën van diploma’s, cijferlijsten, beslissingen van examencommissies, toelatingsbeschikkingen, et cetera. Ook documenten omtrent studieresultaten: BSA-brieven, je diploma, cijferlijst en diplomasupplement wanneer je bent afgestudeerd. Door vastlegging bij student notities zijn er ook documenten op basis van studiebegeleiding: documenten die horen bij gespreksnotities van studiebegeleiders, -decanen en -psychologen, de toekenning van extra voorzieningen bij tentamens.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Hoe kan ik een document uploaden bij een student?
Updated onArticleDoel: Het is mogelijk om een document bij een student te uploaden. In deze werkinstructie wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat.
Voor wie: deze werkinstructie is bedoeld voor iedereen die met basisgegevens van een student kan werken.
OSIRIS OSIRIS Document Osiris Basis
-
Hoe kan ik voor meerdere documenten in één handeling de documentstatus wijzigen?
Updated onArticleHet is mogeklijk om voor meerdere documenten in één handeling de documentstatus ( "nieuw" of "afgehandeld") te wijzigen. Hier wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Hoe kan ik bepaalde documenten zoeken?
Updated onArticleJe kunt op twee manieren zoeken met documenten:
- je kun studenten zoeken die een (of meerdere) documenten van een bepaald type hebben
- je kunt documenten van een bepaald type zoeken
Dit zijn twee verschillende zoekacties: in het eerste geval vind je studenten in het tweede geval vind je documenten. Beide manieren van zoeken worden hier beschreven.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Kan ik een document vervangen?
Updated onArticleWanneer je een document hebt geupload, dan kun je het later ook vervangen. Je kunt alleen een document dat je zelf hebt geupload vervangen. Documenten die anderen hebben geupload kun je niet vervangen. Om een document te vervangen ga je als volgt te werk.
OSIRIS OSIRIS Document Osiris Basis
-
Welke documenttypes kan ik kiezen?
Updated onArticleje kunt alleen de documenttypes kiezen waarvoor je via je profiel bent geautoriseerd. Wanneer jouw profiel bijvoorbeeld geen toegang heeft tot het documenttype "Afstudeerverklaring" dan kun je ook geen documenten uploaden met dit documenttype. Omgekeerd kun je bij een student in diens dossier ook geen documenten zien van dit documenttype.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Hoe kan ik een document verwijderen?
Updated onArticleEen document kan niet via een verwijder knop uit de tabel worden verwijderd. Wel kun je een document dat je zelf hebt geüpload voorzien van een alternatieve bewaartermijn. Die bewaartermijn kan gelijk zijn aan vandaag. Elke avond draait er een proces dat alle documenten langs loopt en de documenten met een bewaartermijn die is overschreden zal verwijderen. Wanneer je dus de datum van vandaag ingeeft zal het document morgen zijn verwijderd.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Kun je afwijken van de bewaartermijn?
Updated onArticleHet is mogelijk om voor individuele documenten af te wijken van de bewaartermijn. Ga daarvoor als volgt te werk.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Hoe lang wordt een document bewaard?
Updated onArticleEen document wordt bewaard zolang dat nodig is voor het doel waarvoor het document wordt bewaard. Per documenttype is de bewaartermijn bepaald. De termijn is gerelateerd aan een viertal ijkpunten:
- datum van aanmaak
- datum van laatste wijziging
- datum van afstuderen
- einddatum van laatste inschrijfregel
Datum van aanmaak
In dit geval wordt het aantal maanden dat het document bewaard moet worden gerelateerd aan de datum waarop het document voor het eerst in OSIRIS werd gezet.
Datum van laatste wijziging
Een document kan worden gewijzigd. In het geval bij het documenttype de bewaartermijn is gebaseerd op de datum van laatste wijziging, dan wordt het aantal maanden dat het document bewaard moet worden gebaseerd op die datum.
Datum van afstuderen
Wanneer een document wordt bewaard op basis van de afstudeerdatum dan wordt het verwijderd na het aantal maanden na de afstudeerdatum. Let op: een student kan meerdere afstudeerdatums hebben. Er wordt per document bekeken welke afstudeerdatum wordt genomen. Wanneer bijvoorbeeld een document vóór het bachelor examen is vastgelegd zal dat worden verwijderd x maanden ná het bachelor examen. Een document dat ná het bachelor examen wordt vastgelegd zal x maanden ná het master examen worden verwijderd.
Einddatum laatste inschrijfregel
Een inschrijfregel kent een begin en afloopdatum. Wanneer dit criterium wordt gebruik zal een document x maanden na de afloopdatum van de laatste inschrijfregel worden verwijderd.
In bepaalde gevallen zal een document nooit worden verwijderd, bijvoorbeeld omdat de student nooit afstudeert. In dat geval zal een document moeten worden voorzien van een individuele verwijderdatum. Zie daarvoor de volgende werkinstructie.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen