Recent updates
-
Gelden digitale documenten als rechtsgeldig bewijsstuk, en kan ik het origineel weggooien?
Updated onArticleJa, als voldaan wordt aan de voorwaarden uit het Handboek Substitutie.Het is toegestaan om papieren documenten te digitaliseren waarbij deze scans de status van origineel document krijgen en het papieren "origineel" na scanning vernietigd mag worden. Dit noemen we SUBSTITUTIE. De voorwaarden staan in het Handboek Substitutie, door het college van bestuur vastgesteld in 2016, en gelden voor alle eenheden van de RU. Substitutie is onomkeerbaar en moet daarom zorgvuldig gebeuren, mede gelet op de rol die documenten kunnen spelen in bewijs- en besluitvormingsprocedures. De betrouwbaarheid (authenticiteit en integriteit) en duurzaamheid van de gescande versie van het document moet gedurende de levensduur van het gedigitaliseerde document gewaarborgd zijn. Daarom verloopt substitutie volgens een geprotocolleerde procedure. Het scanproces moet daarbij o.a. aan de volgende kwaliteitseisen voldoen: scanresolutie: ten minste 300 dpi / bitdiepte 19; scannen geschiedt in kleur; scan is goed leesbaar; er is geen verlies aan informatiewaarde ontstaan door het scannen; alle pagina's van een document zijn gescand; let op bij (gedeeltelijk) dubbelzijdige originelen; alle pagina’s zijn recht gescand, geen vegen, vouwen, ezelsoren e.d.; de scans hebben (in Osiris) het bestandsformaat PDF; de scans worden na digitalisering gecontroleerd (vier-ogen principe); de originelen worden na scannen niet direct vernietigd, maar in dozen, geordend op de datum van verwerking opgeborgen gedurende zes maanden, en daarna geprotocolleerd vernietigd. In een op de eigen specifieke situatie toegesneden Toepassingsdocument Substitutie geeft iedere eenheid aan op welke wijze zij aan de substitutievoorwaarden uit het Handboek voldoet. Het hoofd DIV/Archief toetst dit en accordeert het Toepassingsdocument waarna de eenheid tot substitutie kan overgaan. De verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van het substitutieproces berust bij de hoofden van de desbetreffende eenheden. Zie verder voor Handboek Substitutie: http://www.radboudnet.nl/div/regelgeving/richtlijn_div_en/ Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Anton van Dorp, hoofd DIV/Archief (mail [email protected]), tel 12525.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Als ik een document als bijlage bij een mededeling verstuur kan ik er dan voor kiezen dat de bijlage niet als document bij de student wordt bewaard?
Updated onArticleJe kunt er bij het verzenden van een mededeling voor kiezen om de bijlage bij de mededeling niet bij de student te bewaren. Dat voorkomt onnodige vervuiling van het studenten dossier met documenten die een algemeen karakter hebben. Denk bijvoorbeeld aan eendocument waarin de student wordt uitgenodigd voor een stageavond. Dat wil je wel naar de student sturen maar hoeft niet bewaard te worden in zijn persoonlijk dossier. Hier wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Kan een student alle opgeslagen gegevens rechtstreeks inzien?
Updated onArticleIn principe worden de documenten die over een student in het studentendossier worden geplaatst zichtbaar gesteld aan de student. Deze kan ze inzien via OSIRIS Student. In de lijst met documenttypes is te zien welke welke types zichtbaar zijn voor de student. Ook in menu 3.1.11 van OSIRIS Basis is de tabel met documenttypes te raadplegen.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Welke documenten staan in het studentdossier in OSIRIS
Updated onArticleDe documenten die in het studentendossier staan zijn altijd persoonlijke documenten, dus documenten die aan de student zijn gerelateerd. Denk daarbij aan een kopie van het paspoort, studiedocumenten zoals kopieën van diploma’s, cijferlijsten, beslissingen van examencommissies, toelatingsbeschikkingen, et cetera. Ook documenten omtrent studieresultaten: BSA-brieven, je diploma, cijferlijst en diplomasupplement wanneer je bent afgestudeerd. Door vastlegging bij student notities zijn er ook documenten op basis van studiebegeleiding: documenten die horen bij gespreksnotities van studiebegeleiders, -decanen en -psychologen, de toekenning van extra voorzieningen bij tentamens.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Hoe kan ik een document uploaden bij een student?
Updated onArticleDoel: Het is mogelijk om een document bij een student te uploaden. In deze werkinstructie wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat. Voor wie: deze werkinstructie is bedoeld voor iedereen die met basisgegevens van een student kan werken.
OSIRIS OSIRIS Document Osiris Basis
-
Hoe kan ik voor meerdere documenten in één handeling de documentstatus wijzigen?
Updated onArticleHet is mogeklijk om voor meerdere documenten in één handeling de documentstatus ( "nieuw" of "afgehandeld") te wijzigen. Hier wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Hoe kan ik bepaalde documenten zoeken?
Updated onArticleJe kunt op twee manieren zoeken met documenten: je kun studenten zoeken die een (of meerdere) documenten van een bepaald type hebben je kunt documenten van een bepaald type zoeken Dit zijn twee verschillende zoekacties: in het eerste geval vind je studenten in het tweede geval vind je documenten. Beide manieren van zoeken worden hier beschreven.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Kan ik een document vervangen?
Updated onArticleWanneer je een document hebt geupload, dan kun je het later ook vervangen. Je kunt alleen een document dat je zelf hebt geupload vervangen. Documenten die anderen hebben geupload kun je niet vervangen. Om een document te vervangen ga je als volgt te werk.
OSIRIS OSIRIS Document Osiris Basis
-
Welke documenttypes kan ik kiezen?
Updated onArticleje kunt alleen de documenttypes kiezen waarvoor je via je profiel bent geautoriseerd. Wanneer jouw profiel bijvoorbeeld geen toegang heeft tot het documenttype "Afstudeerverklaring" dan kun je ook geen documenten uploaden met dit documenttype. Omgekeerd kun je bij een student in diens dossier ook geen documenten zien van dit documenttype.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Hoe kan ik een document verwijderen?
Updated onArticleEen document kan niet via een verwijder knop uit de tabel worden verwijderd. Wel kun je een document dat je zelf hebt geüpload voorzien van een alternatieve bewaartermijn. Die bewaartermijn kan gelijk zijn aan vandaag. Elke avond draait er een proces dat alle documenten langs loopt en de documenten met een bewaartermijn die is overschreden zal verwijderen. Wanneer je dus de datum van vandaag ingeeft zal het document morgen zijn verwijderd.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen