Recent updates
-
Kun je afwijken van de bewaartermijn?
Updated onArticleHet is mogelijk om voor individuele documenten af te wijken van de bewaartermijn. Ga daarvoor als volgt te werk.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Hoe lang wordt een document bewaard?
Updated onArticleEen document wordt bewaard zolang dat nodig is voor het doel waarvoor het document wordt bewaard. Per documenttype is de bewaartermijn bepaald. De termijn is gerelateerd aan een viertal ijkpunten: datum van aanmaak datum van laatste wijziging datum van afstuderen einddatum van laatste inschrijfregel Datum van aanmaak In dit geval wordt het aantal maanden dat het document bewaard moet worden gerelateerd aan de datum waarop het document voor het eerst in OSIRIS werd gezet. Datum van laatste wijziging Een document kan worden gewijzigd. In het geval bij het documenttype de bewaartermijn is gebaseerd op de datum van laatste wijziging, dan wordt het aantal maanden dat het document bewaard moet worden gebaseerd op die datum. Datum van afstuderen Wanneer een document wordt bewaard op basis van de afstudeerdatum dan wordt het verwijderd na het aantal maanden na de afstudeerdatum. Let op: een student kan meerdere afstudeerdatums hebben. Er wordt per document bekeken welke afstudeerdatum wordt genomen. Wanneer bijvoorbeeld een document vóór het bachelor examen is vastgelegd zal dat worden verwijderd x maanden ná het bachelor examen. Een document dat ná het bachelor examen wordt vastgelegd zal x maanden ná het master examen worden verwijderd. Einddatum laatste inschrijfregel Een inschrijfregel kent een begin en afloopdatum. Wanneer dit criterium wordt gebruik zal een document x maanden na de afloopdatum van de laatste inschrijfregel worden verwijderd. In bepaalde gevallen zal een document nooit worden verwijderd, bijvoorbeeld omdat de student nooit afstudeert. In dat geval zal een document moeten worden voorzien van een individuele verwijderdatum. Zie daarvoor de volgende werkinstructie.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Wie kan een document inzien?
Updated onArticleDocumenten in OSIRIS kunnen worden ingezien door gebruikers als zij aan een profiel zijn gekoppeld dat aan het documenttype is gekoppeld. Iedereen met hetzelfde profiel kan een document inzien. Welke documenttypes er zijn is te raadplegen in menu 3.1.11 van OSIRIS. De lokaal functioneel beheerders hebben daar toegang toe. Daarnaast is er een beschrijving van de documenttypes op Radboudnet: http://www.radboudnet.nl/osiris/documentatie/documenttypes/. Er is één uitzondering: documenten die bij een notitie zijn geupload zijn alleen zichtbaar voor de gebruikers die de notitie waar het document aan is gekoppeld mogen inzien. Zie daarvoor ook de beschrijving van OSIRIS Docent / Begeleider. Tot slot zien studenten in principe ook al hun documenten in OSIRIS Student.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen
-
Hoe groot mag een document zijn?
Updated onArticleDe grootte van een document dat in OSIRIS Document wordt geüpload wordt bepaald door het documenttype. In het documenttype wordt het aantal MB's dat een document groot mag zijn bepaald. Dit is vooral van belang voor de documenten die door studenten in OSIRIS Application worden geüpload. Door de grootte te beperken is het mogelijk om te voorkomen dat studenten (al dan niet per ongeluk) hele grote documenten uploaden.
OSIRIS OSIRIS Document Algemeen