Een document kan op verschillende manieren in het studentendossier komen.
- het kan direct worden geupload in OSIRIS Basis
- het kan als rapport vanuit OSIRIS zijn gemaakt en zijn opgeslagen in het dossier van de student
- het kan als bijlage bij een OSIRIS mededeling zijn verstuurd
- het kan zijn geüpload door de student in OSIRIS Application
- het kan als bijlage bij een notitie zijn geüpload
In bijna alle gevallen wordt zowel de bewaartermijn als de autorisatie (wie mag het document inzien) bepaald door het documenttype. Hierbij geldt bovendien het volgende:
Documenten die als bijlage van een notitie / mededeling / Zaak in het dossier van de student komen krijgen zowel de bewaartermijn als de autorisatie die bij de notitie / mededeling / Zaak hoort*.
* documenten waarvan de bewaartermijn van de notitie / mededeling / Zaak langer is dan de bewaartermijn van het document worden echter wél verwijderd op basis van de bewaartermijn van het document.
Bijvoorbeeld:
Indien bewaartermijn notitie / mededeling / Zaak = 12 mnd en documenttype = 24 mnd
=> na 12 maanden wordt notitie / mededeling / Zaak inclusief document verwijderd.
Indien bewaartermijn v = 24 mnd en documentrype = 12 mnd
=> na 12 maanden wordt het document verwijderd. De notitie / mededeling / Zaak blijft (zonder document) bestaan. Na 24 maanden wordt de notitie / mededeling / Zaak verwijderd.