Voor de studenten met een Nederlandse vooropleiding die zich voor de premaster aanmelden, stelt de toelatingscommissie vast welke deficiënties de student gedurende de premaster inschrijving gaat wegwerken.
Het aanmelden voor de premaster gaat via Studielink, de aanmeldingen komen vervolgens in Osiris binnen. Vanaf dat moment willen we het toelatingsproces voor deze groep zo goed en digitaal mogelijk laten verlopen.
Voor de faculteit Letteren laten we een pilot lopen waarin we dit inregelen, zodat daarna de overige faculteiten ook daarvan gebruik kunnen gaan maken.
- Het facultaire aanmeldingsproces INK-LET-PREMASTER in OSIRIS Aanmelding bestaat uit diverse processtappen en -statussen. Deze staan beschreven in INK-LET-PREMASTER: Processtappen en statussen.
- In de onderstaande werkinstructies staan de handelingen beschreven die door de leden van de toelatingscommissie worden verricht (met vermelding van de betreffende stap) nadat de onderwijsadministratie het dossier als compleet heeft aangemerkt.
Het is belangrijk dat de samenstelling van de toelatingscommissie en de rollen daarbinnen (de docenten die adviseren en de docent die verantwoordelijk is voor het besluit) bekend is bij de secretaris van de toelatingscommissie, Mw. P. Wildschut ([email protected]) en het OSIRIS beheer ([email protected]). Wijzigingen dienen zo snel mogelijk te worden doorgegeven aan zowel de onderwijsadministratie als het OSIRIS beheer zodat de juiste autorisaties op tijd kunnen worden toegekend.
Bijgewerkt door IV op 7 mei 2018
Studenten met een aanmelding zoeken
Op het moment dat de onderwijsadministratie heeft gecontroleerd dat een ingediend dossier compleet is, worden zowel de 'preliminary' als 'final decision makers' aan de student gekoppeld. De docent ontvangt een e-mail waarin gemeld wordt dat er een student is gekoppeld en onderneemt de volgende acties om deze student te identificeren:
- Log in met je u-nummer en wachtwoord bij Osiris Begeleider (https://osiris.ru.nl/docent).
- Na het inloggen verschijnt het volgende scherm waar het aantal te beoordelen aanmeldingen wordt gemeld.
- In het openingsscherm staan in de regel Aanmeld dat er nieuwe studenten zijn om te beoordelen
- Klikken op Aanmelding toont het scherm met studenten waar een aanmelding klaar staat om te beoordelen
Omgaan met het zoekscherm
Door te klikken op ‘Aanmelding’ verschijnt het bovenstaande scherm. Dit bevat diverse selectie- en zoekmogelijkheden:
- Sorteer op: deadline, datum toegekend, opleiding en achternaam student
- Beperk beoordelingen tot: mijn opstaande beoordelingen, mijn afgesloten beoordelingen en al mijn beoordelingen
- Zoeken op: studentnummer, achternaam, roepnaam, proces, CROHO opleiding aanvraag en opleiding aanvraag
Studentdossier openen en Aanmeldingsdossier raadplegen
Door te klikken op balk met studentgegevens kom je terecht in het volgende scherm met drie tabbladen:
- Aanmelding
- Mijn beoordeling
- Collega-beoordelingen*
*Een aanmelding wordt naar een of meerdere leden van de toelatingscommissie gestuurd, de zogenaamde collega-beoordeling. Als de collega zijn of haar oordeel heeft ingediend, wordt deze zichtbaar voor de ander. De collega-beoordeling mag worden ingevuld maar het is niet verplicht.
- Op het eerste tabblad Aanmelding kan het dossier van de student worden geraadpleegd.
- Als er meer dan 1 aanmelding is kun je rechtsboven in beeld zien om hoeveel aanmeldingen het gaat en met > doorklikken naar de volgende aanmelding.
- De Status Compleet bij item Verificatie door Onderwijsadministratie Letteren van de Checklist administratie geeft aan dat de compleetheid van het dossier door de onderwijsadministratie is gecontroleerd en goed bevonden.
Beoordeling invoeren
Bij het tweede tabblad Mijn beoordeling klik je op Wijzig om het besluit te wijzigen.
- De 'preliminary' beoordelaar kan hier een advies uitbrengen.
- Er kan een keus worden gemaakt uit: Toegelaten en Niet toegelaten of Voorwaardelijk toegelaten.
- Bij Niet of Voorwaardelijk toegelaten kan er aanvullende informatie worden opgegeven.
- De voorzitter van de toelatinscommissie met de rol 'final decision' kent het daadwerkelijke besluit toe, het advies van de preliminary beoordelaar is niet bindend, dat van de voorzitter wel.
Toegelaten? Aanvullende gegevens invoeren
Is het oordeel Toegelaten dan wordt verder ingevuld:
- Het diploma op basis waarvan een student is toegelaten
- Overige voorwaarden indien van toepassing
- Een invulveld om de specialisatienaam van de master waartoe deze premaster voorbereidt, vast te leggen
- Een dropdownmenu met het aantal ECTS-credits dat de student in de premasteropleiding moet behalen
- Opties: 30, 32, 34, 35, 36, 38, 40, 42, 44, 45, 46, 48, 50, 52, 54, 55, 56, 58, 60
- Een veld waarin het te volgen curriculum vermeld wordt, d.w.z. de te volgen cursussen met naam en cursuscode
Niet toegelaten? Aanvullende gegevens invoeren
Is het oordeel Niet toegelaten dan volgt de reden van afwijzing. Er dient een keuze gemaakt te worden uit:
- Niveau vooropleiding onvoldoende;
- Onvoldoende relevante vakken in de vooropleiding;
- Onvoldoende kennis op een specifiek gebied;
- Overig
Aanvullende verklaring of andere reden voor afwijzing kan gemeld worden in het betreffende invulveld.
Voorwaardelijk toegelaten? Aanvullende gegevens invoeren
Is het oordeel Voorwaardelijk toegelaten dan volgt de reden van voorwaardelijke toelating.
- Aanvullende verklaring of andere reden voor afwijzing kan gemeld worden in het betreffende invulveld.
- Deze gegevens worden overgenomen in een bericht aan de student.
Opslaan of Indienen?
- In beide gevallen kun je de beoordeling ‘opslaan’ en daarna eventueel nog herzien. Je kunt alleen collega-beoordelingen zien als deze zijn Ingediend.
- Let op: pas bij ‘indienen’ wordt de beoordeling officieel.
- Na het indienen van de beoordeling is het proces in Osiris Begeleider voor de toelatingscommissie afgerond en verdwijnt het dossier van de student uit de lijst met mijn openstaande beoordelingen.
- Het dossier is nog wel in te zien via mijn afgesloten beoordelingen of al mijn beoordelingen.
Laatste stap: tekenen toelatingsverklaring
Als laatste stap dient de toelatingscommissie
- De toelatingsverklaring - in orde gemaakt door de onderwijsadministratie - te ondertekenen. Let op: dit is de verklaring die door de RU via www.ru.nl/formulieren ter beschikking wordt gesteld aan studenten en opleidingen.
- De brief waarin het voorgestelde programma aan de student wordt meegedeeld (de onderwijsadministratie maakt deze op basis van de hierboven ingevulde cursussen).
Beide documenten worden door de onderwijsadministratie als mededeling vanuit OSIRIS naar de student als bijlage per mail verstuurd en in OSIRIS Document opgeslagen; de toelatingsverklaring wordt naar het CSA gestuurd.