1. Context: hoe komt een zaak bij de studieadviseur?

Voordat een zaak in het werkbakje van de studieadviseur verschijnt, doorloopt deze de volgende stappen:

·       Student dient aanvraag in

o    De student heeft behoefte aan ondersteuning of een voorziening.

o    De student vult hiervoor het aanvraagformulier in via Osiris Zaak.

·       Eerste routing van de aanvraag

o    Digitale afhandeling mogelijk
(bijvoorbeeld: reguliere extra tijd met geldige dyslexieverklaring)
→ aanvraag gaat direct naar de studentendecaan.

o    Niet volledig digitaal af te handelen
→ student krijgt het verzoek om een afspraak in te plannen met de studentendecaan.

·       Beoordeling door studentendecaan
De studentendecaan:

o    voert een gesprek of

o    beoordeelt de aanvraag digital

o    Vervolgens stelt de studentendecaan een advies op.

·       Terugkoppeling naar de student

o    Het advies wordt eerst zichtbaar voor de student.

o    De student geeft aan of hij/zij het advies wil: → doorzetten naar de studieadviseur

·       Binnenkomst bij studieadviseur

o    Pas na akkoord van de student komt de zaak in het werkbakje van de studieadviseur.

2. Werkbakje studieadviseurs

Per opleiding is er één gezamenlijk werkbakje.

Alle studieadviseurs van die opleiding werken vanuit deze inbox.

⚠️ Belangrijk: Maak onderling werkafspraken over:

·       wie zaken oppakt

·       hoe voortgang wordt bewaakt

3. Behandeling van een zaak

Wanneer een zaak in het werkbakje verschijnt, beoordeelt de studieadviseur hoe deze verder wordt opgepakt. Er zijn meerdere scenario’s mogelijk.

4. Scenario’s voor behandeling

4.1 Digitale afhandeling

De studieadviseur handelt de zaak volledig digitaal af.

Gebruik dit wanneer:

·       er voldoende informatie beschikbaar is

·       een gesprek geen toegevoegde waarde heeft

Acties:

·       Lees het advies van de studentendecaan

·       Beoordeel de aanvraag

·       Neem een besluit (zie §5)

·       Verwerk het besluit in Osiris

4.2 Student uitnodigen voor gesprek

De studieadviseur besluit om de student alsnog te spreken.

Gebruik dit wanneer:

·       nadere toelichting nodig is

·       impact op studie/voortgang complex is

·       maatwerk vereist is

Acties:

·       Plan een gesprek met de student

·       Bespreek de situatie en behoefte

·       Beoordeel de aanvraag na afloop van het gesprek

·       Verwerk het besluit in Osiris

5. Type voorzieningen

Bij de beoordeling kan sprake zijn van verschillende typen voorzieningen:

A. Alleen onderwijsvoorzieningen

Bijvoorbeeld:

·       Weblectures

·       Versoepeling aanwezigheidsplicht

👉 Studieadviseur kan deze doorgaans zelf afhandelen.

B. Onderwijsvoorzieningen + toetsvoorzieningen (gemandateerd)

Studieadviseur is gemandateerd om ook toetsvoorzieningen toe te kennen

👉 Eén gecombineerde beoordeling mogelijk

C. Alleen toetsvoorzieningen (niet gemandateerd)

Studieadviseur is niet bevoegd om hierover te beslissen

👉 Actie:

zaak doorzetten naar bevoegde partij: examencommissie

D. Combinatie, maar niet volledig gemandateerd

Onderwijsvoorzieningen → wel bevoegd

Toetsvoorzieningen → niet bevoegd

👉 Actie:

·       splitsing in behandeling:

·       onderwijsvoorzieningen zelf beoordelen

·       toetsvoorzieningen doorzetten

6. Mogelijke beslissingen

Voor elke zaak maakt de studieadviseur een beslissing. Dit kan per onderdeel verschillen.

6.1 Volledig akkoord

Alle aangevraagde voorzieningen worden toegekend

6.2 Gedeeltelijk akkoord

Een deel van de voorzieningen wordt toegekend

Een deel wordt afgewezen of aangepast

👉 Belangrijk:

motiveer duidelijk waarom

6.3 Niet akkoord

De aanvraag wordt volledig afgewezen

👉 Altijd voorzien van duidelijke onderbouwing

1. Algemeen

1.1 Zaak openen

·       Ga naar de startpagina van Osiris Begeleider

·       Kijk in deelmenu ‘Zaak’

👉 Zaken zijn te herkennen aan de titel:
 ‘Aanvraag Studentgebonden Voorzieningen’

Klik op deze titel om het overzicht te openen

Selecteer een zaak uit de lijst om ermee aan de slag te gaan

1.2 Overzicht van de zaak

Na openen van een zaak kom je in het overzichtsscherm.

Hier zie je twee formulieren:

·       Formulier studieadviseur

·       Overzicht aanvraag voorzieningen

👉 Door op een formulier te klikken kun je de volledige inhoud bekijken. Op overzicht aanvraag voorzieningen vind je het formulier van de student met de relevante velden, en het gehele formulier van de studentendecaan.

Belangrijk: Als je het formulier studieadviseur opent:

zie je eerst een samenvatting van het advies van de studentendecaan

inclusief:

·       geadviseerde voorzieningen

·       bijbehorende periode

 

2 Mandaten
2.1 Mandaat bij toetsvoorzieningen

Als het advies toetsvoorzieningen bevat, krijg je eerst de vraag:

👉 Ben je hiervoor gemandateerd?

✅ Hoe beantwoord je deze vraag?

·       Ja → je mag alle geadviseerde toetsvoorzieningen zelf beoordelen

·       Nee → je bent niet (volledig) bevoegd voor alle geadviseerde toetsvoorzieningen

 

⚠️ Belangrijke regel:

Als je voor één van de geadviseerde toetsvoorzieningen niet gemandateerd bent, kies je ‘Nee’

👉 In dat geval:

·       wordt de hele aanvraag (alle geadviseerde toetsvoorzieningen) doorgestuurd naar de examencommissie

·       Onderwijsvoorzieningen zullen niet worden doorgestuurd ter beoordeling naar de examencommissie

Belangrijke verduidelijking

✅ Als je wél gemandateerd bent voor de toetsvoorzieningen: kun je zowel toetsvoorzieningen als onderwijsvoorzieningen gewoon via Osiris Zaak afhandelen alles wordt in één keer verwerkt

✅ Als het advies alleen onderwijsvoorzieningen bevat: krijg je géén mandaatvraag de zaak kan altijd volledig via Osiris Zaak worden afgehandeld

2.1.1 Wat gebeurt er bij ‘Nee’ (geen mandaat)?

Na het kiezen van ‘Nee’:

·       Vul het e-mailadres in van de examencommissie

·       (Optioneel) Vul een toelichting in voor de examencommissie

 

👉 Vervolgens:

De examencommissie ontvangt een automatische e-mail

·       met de aanvraag

·       en jouw toelichting

⚠️ Let op (combinatie met onderwijsvoorzieningen)

Als er ook onderwijsvoorzieningen in het advies zitten:

·       Deze kunnen niet via Osiris Zaak worden afgehandeld

·       Alleen het verzoek voor toetsvoorzieningen wordt doorgestuurd

 

👉 Actie van studieadviseur:

·       Onderwijsvoorzieningen handmatig verwerken (zoals gebruikelijk)

·       Eventueel toelichten richting student

2.1.2 Vervolg bij voldoende mandaat

Dit geldt in twee situaties:

·       je hebt mandaat voor alle toetsvoorzieningen

·       of er zijn alleen onderwijsvoorzieningen aangevraagd (geen mandaatvraag)

Als je ‘Ja’ (gemandateerd) kiest:

Je krijgt de vraag:

👉 Wil je dat de student eerst op afspraak komt?

3. Digitaal afhandelen of gesprek

3.1 Student eerst op gesprek

Als je ‘Ja’ kiest:

Klik op Opslaan en afhandelen

👉 Resultaat:

De student ontvangt een bericht om een afspraak in te plannen

Na het gesprek:

·       Open de zaak opnieuw

·       Laat de eerdere keuze staan op: Student eerst op afspraak laten komen: Ja

·       Beantwoord de vraag: Is de student op afspraak geweest? → Ja

·       Ga verder met de standaard beoordeling (§5)

3.2 Direct verder (geen gesprek)

Als je ‘Nee’ kiest:

👉 Je gaat direct door naar de standaard beoordelingsflow

4. Beoordeling van het advies

Je krijgt de vraag:

👉 Ben je akkoord met het advies van de studentendecaan?

Dit betreft:

·       de voorzieningen

·       de periode

 4.1 Volledig akkoord

Kies ‘Ja, akkoord’

Klik op afhandelen

👉 Resultaat:

Voorzieningen worden automatisch bij de student geregistreerd

4.2 Gedeeltelijk akkoord

Gebruik dit als je:

·       een andere periode wilt

·       voorzieningen wilt aanpassen (meer/minder)

Belangrijke werkwijze:

👉 Je moet alles opnieuw invullen zoals het moet worden vastgelegd

Dus:

·       alle voorzieningen opnieuw aanvinken

·       juiste periode invullen

⚠️ Ook als je alleen de periode wijzigt!

👉 Na afhandelen:

wordt jouw aangepaste set volledig overgenomen

4.3 Niet akkoord

Kies ‘Nee, niet akkoord’

👉 De aanvraag wordt afgewezen

5. Toelichtingsvelden

Bij alle keuzes zijn toelichtingsvelden beschikbaar.

5.1 Aanvullend bericht voor student

Wordt meegestuurd in de e-mail naar de student

Gebruik voor:

·       uitleg

·       context

·       verwachtingen

5.2 Intern toelichtingsveld

Alleen zichtbaar voor collega's binnen Osiris Zaak

Wordt o.a. ingezien door studentendecanen

👉 Extra belangrijk bij ‘niet akkoord’

Gebruik dit om:

·       afwijking van advies toe te lichten

·       context te geven aan de studentendecaan

👉 Studentendecanen ontvangen hierover een melding