Een excel bestand met resultaten uit bijvoorbeeld Cirrus, Brightspace of anders, kan eenvoudig worden ingelezen in OSIRIS Docent. In deze werkinstructie wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat. Voor het maken van een bestand in OSIRIS format dat kan worden ingelezen zie de vorige werkinstructie.
Het inlezen van een bestand met resultaten kan alleen met een bestand van het formaat xlsx, en met de indeling zoals hieronder getoond. Een dergelijk bestand kan eenvoudig worden gemaakt zie daarvoor de vorige werkinstructie. Let bij het invoeren van resultaten in het excel sheet erop dat er aan de velden in de eerste acht rijen die al zijn ingevoerd niets wordt gewijzigd, omdat er anders tijdens het importeren in OSIRIS fouten zullen ontstaan.
Het bestand dat is gemaakt ziet er uit zoals bovenstaande afbeelding. Als er studenten staan en je wilt een eigen bestand inlezen, dan kun je alle gegevens vanaf rij 9 verwijderen en vervangen door jouw gegevens. Pas de kolommen in je eigen bestand daarop aan. Hieronder staat welke gegevens verplicht zijn of niet:
Kolom A Studentnummer moet gevuld zijn met een studentnummer zonder s ervoor.
Kolom B hoeft niet gevuld te zijn.
Kolom C Toetsdatum: hier vult je de juiste toetsdatum in (DD-MM-YYYY) maar als je deze kolom leeglaat vul je bij inlezen een toetsdatum in die dan wordt overgenomen voor alle resultaten. (Let op: de datum moet liggen tussen de eerste datum van het blok waarin de toets valt, en de datum van vandaag (het is dus niet mogelijk om een resultaat in de toekomst te geven).
Kolom D: hier moet het resultaat per student worden ingegeven. Let op dat hier geen excel formule in staat, want dat leidt tot foutmeldingen bij het importeren. Het resultaat moet voorkomen in de resultaatschaal van de toets, anders wordt het geweigerd.
Het is niet noodzakelijk om alle studenten van een resultaat te voorzien.
Wanneer je resultaten van verschillende onderdelen / vragen in een Excel zet en vervolgens een eindresultaat berekent over de verschillende onderdelen / vragen door bijvoorbeeld het gemiddelde te berekenen, dan kan het zijn dat er een resultaat uitkomt dat op meerdere decimalen eindigt. OSIRIS zal alleen resultaten accepteren die voldoen aan het maximaal aantal decimalen dat is ingesteld bij de cursus (meestal is dat 2). De kolom met in te lezen resultaten zal dus een maximaal aantal decimalen moeten hebben. Gebruik de Excel functie "=AFRONDEN(getal;aantal decimalen)" om het resultaat af te ronden op het maximaal toegestane aantal decimalen.
OSIRIS wil studentnummers zonder S, dus haal de S weg bij de username. Maak hiervoor in je eigen bestand een extra kolom met de volgende formule:
=RIGHT(A2; LEN(A2)-1) of in het Engels =RIGHT(A2; LEN(A2)-1)
Nb. Waarbij in dit geval ‘A2’ het veld is waar het studentnummer mét S staat
Opslaan van het bestand
Nadat je de resultaten hebt ingevoerd moet je het bestand opslaan. Doe dit bij voorkeur op een netwerkschijf onder je eigen naam, zodat het bestand alleen door jezelf kan worden gelezen. Verwijder het bestand nadat het is ingelezen, zodat er nooit een 'datalek' kan ontstaan doordat het bestand door onbevoegden is 'gevonden'.
Kies de actie "Lees bestand"
Kies nu in het actiemenu voor de actie "Lees bestand" om het zojuist opgeslagen bestand te kiezen.
Selecteer het bestand
- Selecteer nu het bestand dat zojuist werd opgeslagen door op de knop "bestand kiezen" te klikken.
- Kies nu het bestand dat zojuist was opgeslagen.
- Klik op de knop "openen".
- Geef eventueel een toetsdatum in (dit is niet verplicht, de datum in het excelsheet wordt overgenomen als toetsdatum, als je daar niets hebt ingevuld hier wel invullen).
- Klik vervolgens op de knop "lees bestand".
Bekijk het verwerkingsverslag
na het inlezen wordt er een "verwerkingsverslag" gegeven met daarin het resultaat van de inleesactie. Daarop is het volgende te zien:
- het aantal rijen in het bestand dat een waarschuwing of fout heeft gegeven en dus niet werd ingelezen
- het aantal rijen dat succesvol werd ingelezen
- het totaal aantal rijen
- de naam van de studenten waarbij het inlezen tot waarschuwingen of fouten heeft geleid
- de fouten van de inleesactie
- een knop waarmee de fouten die getoond worden kunnen worden gedownload in excel. dat kan handig zijn wanneer je een grote groep resultaten inleest. je kunt dan na de inleesactie rustig in excel bekijken wat er voor welke student is misgegaan.
- Sluit knop om het scherm met waarschuwingen en fouten te sluiten. Gebruik dit om het scherm te sluiten
Ondertekenen
Klik nu op de knop "Ondertekenen om de resultaten te ondertekenen. Zie daarvoor de volgende werkinstructie.
Er zijn problemen gemeld met inlezen van resultaten op het moment dat de Google Analytics opt-out browser ad on is geïnstalleerd (https://support.google.com/analytics/answer/181881?hl=nl ) mocht dit het geval zijn dan moet voor het inlezen deze ad on tijdelijk worden uitgezet. Een andere oplossing voor dit mogelijke probleem is er vooralsnog niet.
In 9 van de 10 gevallen is de volgorde van de studentnummers in het eigen Excel bestand (bijv. verkregen vanuit Cirrus, Brightspace of via Evaluatie Service) van de docent anders dan in het geëxporteerde Osiris bestand. Maar dat maakt in dit stappenplan verder niet uit.
Ook maakt het hierbij niet uit of deze eigen Excel lijst minder deelnemers/ toetskandidaten heeft dan het geëxporteerde Osiris bestand (het komt namelijk voor dat studenten zich wel voor de toets hebben ingeschreven, maar deze uiteindelijk niet doen). Zodra je deze lijst met minder kandidaten importeert, krijgen alleen zij een cijfer in Osiris. Bij de niet-deelnemers wordt er dan gewoon niks ingevuld (= geen cijfer).
Studenten die wel de toets hebben gedaan, maar zich niet hebben ingeschreven (en dus niet op de kandidatenlijst staan) worden via deze weg niet toegevoegd met een cijfer. Er verschijnt dan een foutmelding tijdens de import: [studentnummer] – [Naam] Student staat niet ingeschreven op de toets. Die student moet dan alsnog handmatig – door facultair Osiris beheer - worden toegevoegd aan de toets (en dan inderdaad het cijfer registeren of de docent laten weten dat hij alsnog het cijfer kan invoeren).