Doel: de gegevens die bij een cursus zijn vastgelegd kunnen worden geëxporteerd. Dat geldt niet voor alle gegevens maar wel de belangrijkste: cursusgegevens, werkvorm, toets, toetsgelegenheid, blok en docent. In deze werkinstructie wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat.
Voor wie: Deze werkinstructie is bedoeld voor gebruikers die cursussen beheren.
Selecteer cursussen
Om te starten met het exporteren van cursusgegevens ga je als volgt te werk:
- Zoek de cursussen waarvan je de gegevens wil exporteren
- Selecteer vervolgens in het rechter scherm de cursussen waarvan je gegevens wil gaan exporteren
- klik op het exporteren icoon in de tabel taakbalk
Tip: door in het zoekvenster op de knop met het "plus-icoontje" (zie rode kader) te klikken opent zich een box waarin je cursuscodes bijvoorbeeld uit een excel kunt plakken. Door vervolgens op OK te klikken zoek je in één keer de cursusen op van de codes die je hebt geplakt in dit veld. Er zit wel een beperking aan: jhet aantal karakters in het veld mag niet meer dan 4000 zijn.
Kies een overzicht
Er wordt nu een keuze getoond. Je kunt kiezen voor de volgende twee opties:
- Een nieuw overzicht maken: je gaat nu zelf de gegevens die je wil gaan exporteren selecteren
- Een bestaand overzicht uitvoeren: je kunt een set met te exporteren gegevens selecteren. Die set heb je eerder opgeslagen als een set die je vaker wil gebruiken. Bijvoorbeeld: "cursussen met blok en docentgegevens"
Selecteer een van de keuzes en klik op "Volgende"
Selecteer de gegevens die geëxporteerd moeten worden
Om de gegevens die geëxporteerd moeten worden te selecteren ga je als volgt te werk.
- Klik op het "+" teken om de beschikbare velden te selecteren. Let op niet alle velden van de tabel zijn per definitie beschikbaar. Het kan ook gebeuren dat een andere gebruiker méér velden kan exporteren dan een andere gebruiker. Dit wordt ingesteld door centraal functioneel beheer. Als je hierover vragen hebt stel die dan aan de lokaal functioneel beheerder.
- Selecteer een of meerdere beschikbare velden. Meerdere velden selecteren doe je door de Ctrl toets ingedrukt te houden tgerwijl je met de muis de gewenste velden aanklikt.
- Klik op de knop met het ">" teken om de geselecteerde velden daadwerkelijk te selecteren. Wanneer je de selectie wil wijzigen, kun je de velden de-selecteren door op de knop met het  ","  te klikken.
- [Optioneel] met deze knoppen kan de export volgorde worden bepaald.
- Selecteer nu het uitvoer formaat: Excel of CSV (dat zal een tekst bestand opleveren waarbij de velden met een punt komma gescheiden zijn).
- [Optioneel] Sla desgewenst de selectie op.
- [Optioneel] hiermee kun je opgeslagen selectie beheren, hernomen en verwijderen
- Klik op "uitvoeren" om de geselecteerde velden van de cursussen uit de selectie te exporteren. Wanneer excel is gekozen zal en een bestand worden gedownload dat zich automatisch opent in excel.
Exporteer een voorgedefinieerd overzicht
Het is ook mogelijk om een voorgedefinieerd overzicht van velden van cursussen te selecteren. Dat is handig wanneer je regelmatig een export moet maken van dezelfde velden. Ga daarvoor als volgt te werk.
- Kies de optie "Een bestaand overzicht uitvoeren"
- Selecteer het overzicht dat je wil gebruiken
- Klik op de knop "Volgende". Je komt nu in het scherm van de vorige stap. Alle velden zijn reeds geselecteerd en je hoeft nu nog slechts te klikken op de knop "Uitvoeren".