Voor: Medewerkers studentenadministratie
Deze instructie laat zien hoe je vanuit de backoffice een student kan aanmelden voor een werkvorm.
Dit kan op de volgende twee manieren:
A. Inschrijven vanuit de cursus: één of meerdere studenten aanmelden voor een werkvormgroep
B. Inschrijven vanuit de student: één student individueel aanmelden voor een werkvormgroep
Uiteraard kunnen studenten zich ook zelf aanmelden via de student self-service van Osiris. Osiris zal dan letten op het maximum aantal inschrijvingen en studenten zullen zich alleen in kunnen schrijven voor werkvormgroepen waar nog plek is.
NB. Voor het aanmelden van een student voor een werkvormgroep, dien je eerst werkvormgroepen te hebben aangemaakt. Wil je weten hoe je werkvormgroepen maakt? Kijk dan naar onze instructie Hoe worden werkvormen aan een cursus toegevoegd?
A.1 Inschrijven vanuit cursus: Ga naar Student > Inschrijven Onderwijs > Cursus
1. Zoek de cursus op
2. Dubbelklik op de gewenste cursus
A.2 Schrijf de student(en) in voor de gewenste werkvormgroep
1. Ga naar In-/Uitschrijven > Cursus inschrijven
2. Vink aan dat je de student voor een werkvormgroep wil inschrijven. Vink tevens desgewenst aan dat je student ook voor het hoorcollege (stap 3) en/of voor de toets (stap 4) wil inschrijven
5. Geef aan in welke groep je de student wil inschrijven. Hierbij zijn er drie mogelijkheden:
- Weet je precies welke groep je wil hebben? Vul hier dan de code van de gewenste groep in
- Maakt het je niet uit in welke groep de student terechtkomt? Vul hier dan niets in. Osiris zal de student zelf plaatsen in een groep waar plek is
- Weet je niet precies welke groepen er zijn en in welke groep nog plek is? Kijk dan naar stap A.2.2 van deze instructie.
6. Geef aan welke student (enkel groen plusje) of welke groep studenten (dubbel groep plusje) je wil inschrijven
7. Kies voor inschrijven
Je krijgt nu een mutatieverslag waarin je kunt zien of je inschrijving gelukt is. Als de inschrijving goed is gegaan zal dOsiris melden dat de rijen die je wilde inschrijven allen "succesvol" waren en het aantal rijen met fouten/waarschuwingen zal de waarde "0" hebben. Het kan ook zijn dat de inschrijving niet is gelukt, er zijn dan twee mogelijkheden > zie hiervoor substep A.2.1 en A.2.2
A.2.1. Inschrijving is niet gelukt: Zet controle uit
Bij het verwerkingsverslag waarin je te horen hebt gekregen dat de student niet is ingeschreven, stond vermeld wat de reden was van de foutmelding (bijvoorbeeld "Maximum aantal deelnemers voor groep 1 is overschreden. De student kan niet worden ingeschreven."). Het zou kunnen dat je de student desondanks toch wil inschrijven en de controle op de genoemde fout wil uitzetten. Dit doe je alsvolgt:
1. Klik op de knop 'Controles'
2. In het nu geopende venster kun je de gewenste controles aan/uit zetten
3. Klik op 'ok'
4. Klik op 'Inschrijven'
A.2.2. Inschrijving is niet gelukt: Kijk naar de eigenschappen van de werkvormgroepen
1. Ga naar deelnemers werkvorm
2. Je kunt hier nu per werkvormgroep zien wat het maximum aantal deelnemers en het aantal ingeschreven deelnemer is
3. In het opmerkingenveld staat soms extra informatie over de groep (bijvoorbeeld "Alleen voor deeltijders")
Als het goed is, weet je nu voldoende over de verschillende groepen die er zijn en weet je voor welke groep je de student kan/moet inscrhijven. Herhaal stap A.2. met de juiste groep en schrijf de student(e) in.
B.1 Inschrijven vanuit de student: Ga naar Student > Student > Studentgegevens
1. Zoek de student op
2. Dubbelklik op de gewenste student
B.2 Voeg de cursus toe
1. Ga naar 'Cursussen en toetsen'
2. Voeg een cursusinschrijving toe door op het groene plusje te klikken
B.3. Vul de juiste gegevens in en geef aan voor welke groep je de student wil inschrijven
1. Zoek de juiste cursus op
2. Voeg de gewenste voorkeursgroep toe. Er zijn nu drie mogelijkheden:
- Weet je precies welke groep je wil hebben? Vul hier dan het cijfer van de gewenste groep in
- Maakt het je niet uit in welke groep de student terechtkomt? Vul hier dan niets in. Osiris zal de student zelf plaatsen in een groep waar plek is
- Weet je niet precies welke groepen er zijn en in welke groep nog plek is? Kijk dan naar stap A.2.2 van deze instructie
3. Klik op 'Volgende'
B.4 Schrijf de student in
1. Vink aan dat je de student voor de werkvormgroep wil inschrijven
2. Vink desgewenst aan dat je de student ook voor overige werkvormgroepen (bijvoorbeeld het hoorcollege) of de toets wil inschrijven
3. Klik op 'Inschrijven'
Je krijgt nu een mutatieverslag waarin je kunt zien of je inschrijving gelukt is. Als de inschrijving goed is gegaan zal dOsiris melden dat de rijen die je wilde inschrijven allen "succesvol" waren en het aantal rijen met fouten/waarschuwingen zal de waarde "0" hebben. Het kan ook zijn dat de inschrijving niet is gelukt, er zijn dan twee mogelijkheden > zie hiervoor substep B.4.1 en B.4.2
B.4.1 Inschrijving is niet gelukt: Zet controle uit
Klik het mutatieverslag weg en klik op de knop 'Controles'. Nu opent zich bovenstaand venster
1. In het nu geopende venster kun je de gewenste controles aan/uit zetten
2. Klik op 'Inschrijven'
B.4.2 Inschrijving is niet gelukt: Zie stap Kijk naar de eigenschappen van de werkvormgroepen
Ga naar Student > Inschrijven Onderwijs > Cursus > Deelnemers werkvorm. Zie stap A.2.2 om te zien hoe je de informatie op die pagina kunt lezen.