7. Verwerken van het toelatingsbesluit door facultair verwerker

Zodra de toelatingscommissie een besluit heeft genomen over de toelating van de student, moet dit besluit en - indien van toepassing - de toelatingsvoorwaarden nog worden verwerkt in Osiris door de facultair verwerker. Nadat het besluit is vastgelegd, informeert Student Admissions de student over zijn of haar aanmelding.

Nadat een aanmelding is doorgezet naar de toelatingscommissie, komt de aanmelding binnen in een filter. De status van de rubriek ‘Besluit toelating door Toelatingscommissie’ staat op dit moment op ‘Beoordelen’. De leden van de Toelatingscommissie vullen hun besluit in, en na indienen is het definitieve besluit te zien in de rubriek. De facultaire verwerker moet dit besluit dan verwerken in de rubriek 'Besluit toelaatbaarheid'. De status van de rubriek wordt door de verwerker op ‘(Voorwaardelijk) toegelaten’, ‘Niet toegelaten’ of ‘Niet toegelaten tot master, (voorwaardelijk) toegelaten tot premaster’ gezet. Bij studenten met een Nederlandse vooropleiding kan een student direct worden toegelaten tot een pre-Master, waarbij een gemiddelde cijfereis van toepassing kan zijn. 

Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een Bachelor of Master

Als een student (voorwaardelijk) is toegelaten tot een Bachelor of Master moeten de velden in de Checklist: Besluit toelating door Toelatingscommissie worden ingevuld. Hieronder staat per veld een nadere toelichting.

Checklist: Besluit toelaatbaarheid voor Bachelor aanmeldingen

Checklist: Besluit toelaatbaarheid voor Master aanmeldingen

Diploma toelating

Als een student (voorwaardelijk) is toegelaten, wordt onder ‘Diploma toelating’ het diploma of de diploma’s op basis waarvan de student is toegelaten ingevuld. Dit zijn de diploma’s die de student voor zijn of haar inschrijving moet opsturen. 

Benoem naast het type diploma (bijvoorbeeld HBO) ook altijd de richting van het diploma. Sommige studenten hebben namelijk meerdere diploma's of meerdere studies gevolgd. 

Voorbeelden:

HBO-p Toegepaste Psychologie

WO Bachelor Rechtsgeleerdheid

Bachelor Psychology + Master Psychology 

Als er eventuele cijfer- of vakeisen zijn, kunnen deze worden vermeld onder Overige voorwaardenStudent Admissions vraagt in dit geval naast het diploma ook een gewaarmerkte kopie op van de cijferlijst met de bijbehorende eisen, zodat gecontroleerd kan worden of hieraan wordt voldaan. 

Voorbeelden van deze eisen zijn:

  • Een bepaald GPA/gemiddelde
  • Bepaalde vakken waarin examen moet worden gedaan
  • Een minimaal cijfer voor een bepaald vak 

Er kunnen alleen eisen worden doorgegeven voor het laatste jaar. De cijfers en vakken van de jaren daarvoor kunnen namelijk worden gecontroleerd in de uploads van de student. 

Twee soorten diploma's om op te letten, zijn:

Het Poolse middelbare schooldiploma

De correcte naam is Świadectwo Dojrzałości Liceum Ogólnokształcącego. Dit diploma bevat de cijfers voor de eindexamens die gelijk staan aan VWO niveau.

GCSE en GCE A-levels

De GCSE en GCE A-levels die een student heeft of gaat behalen, worden genoemd in de diplomawaardering. Omdat de combinatie van beide gelijk staat aan VWO, moeten beide ook benoemd worden in Diploma toelating. Voorbeeld:

GCSEs + GCE A-levels

Benoem daarnaast in Overige voorwaarden welke A-levels de student moet behalen (als ze nog niet klaar zijn met hun diploma), en wat het minimale cijfer daarvoor is.

Taaleis Engels

In het veld ‘Taaleis’ wordt voor zowel de Engelse als Nederlandse taaleis aangegeven wat op de student van toepassing is. Bij de Engelse taaleis kan gekozen worden uit ‘Vrijstelling op basis van vooropleiding’, ‘Vrijstelling ivm uitzonderlijke situatie' (in het geval van een bijzondere situatie), ‘Huidig certificaat geaccepteerd’ (verwijzend naar het certificaat dat al door de student is gedeeld) of ‘(Nieuw) certificaat nodig’.

Als wordt gekozen voor de optie 'Vrijstelling ivm uitzonderlijke situatie' moet ook het veld Uitzonderlijke situatie taaleis worden ingevuld. Hierin kan worden toegelicht wat de uitzonderlijke situatie is.

Onvoldoende of verlopen Engelse taalcertificaten mogen niet worden geaccepteerd. Er wordt hierbij gekeken naar de eisen zoals deze op de website staan. De Bachelor eisen staan hier, en de Master eisen staan hier. Studenten die een nieuw certificaat moeten aanleveren, worden ook op deze eisen gewezen.

De Bachelor aanmeldingen van studenten met een Nederlandse vooropleiding (INK-NL) hebben geen apart veld voor de Engelse taaleis, omdat de Engelse taaleis niet altijd van toepassing is, bijvoorbeeld doordat het een Nederlandstalig programma betreft, of doordat de student al een vrijstelling krijgt op basis van hun VWO diploma. Als een VWO Engels of Engels taalcertificaat nodig zijn, kan dit worden aangegeven in Overige voorwaarden.

Taaleis Nederlands

Bij de Nederlandse taaleis kan gekozen worden uit ‘Vrijstelling op basis van vooropleiding’ (zie de regeling aanmelding en inschrijving), ‘Vrijstelling op basis van een afspraak met decaan’ (bijvoorbeeld bij studenten met een Nederlandse nationaliteit, maar geen geaccepteerd diploma volgens de regeling), ‘Huidig certificaat geaccepteerd’ of ‘Nieuw certificaat nodig’.

De aanmeldingen van studenten met een Nederlandse vooropleiding (INK-NL) hebben geen aparte veld voor de Nederlandse taaleis, omdat in ieder geval voor Nederlands als Tweede Taal een vrijstelling geldt als de student een vooropleiding in Nederland heeft behaald. Als er wel de noodzaak is om een VWO Nederlands aan te leveren, dan kan dit worden aangegeven in Overige voorwaarden.

Wiskunde certificaat (Bachelor aanmeldingen en INK-NL Premasters)

Bij alle Bachelor studenten en Premaster studenten met een Nederlandse vooropleiding is een apart veld toegevoegd voor het Wiskunde certificaat. Hierin kan worden aangegeven of een student nog een wiskunde certificaat moet aanleveren (nieuw certificaat nodig), of het huidige wiskunde certificaat geaccepteerd is (huidig certificaat geaccepteerd) of dat de eis niet van toepassing is (geen). 

De Premaster studenten hebben daarnaast ook als optie Statistiektoets pre-master CAOS/Sociologie (http://www.ru.nl/statistiektoets-premaster).

Huidig certificaat geaccepteerd kan alleen gekozen worden als een student ook daadwerkelijk een apart wiskunde certificaat behaald heeft. 

Als de student in de vooropleiding wiskunde als vak heeft gevolgd, hoeft er niet te worden gekozen voor 'Huidig certificaat geaccepteerd', maar kan 'Geen' geselecteerd worden. De student hoeft namelijk geen apart certificaat aan te leveren, maar de eis wordt binnen hun diploma voldaan. Als de student een vrijstelling krijgt voor wiskunde op basis van een bepaalde vooropleiding, zorg er dan wel voor dat dit diploma en/of de cijferlijst ook gevraagd wordt in het toelatingsbesluit.

Studenten met een buitenlandse vooropleiding die een Wiskunde certificaat moeten aanleveren, worden in hun toelatingsbesluit verwezen naar http://www.ru.nl/english/education/study-radboud/vm/mathematics-requirements/. Studenten met een Nederlandse vooropleiding worden in hun toelatingsbesluit verwezen naar https://www.ru.nl/opleidingen/bacheloropleidingen/toelating-inschrijving/vereisten-wiskunde-2022-2023/. Beide websites bevatten een overzicht van alle geaccepteerde Wiskunde certificaten per opleiding.

Aanvullende certificaten

Onder ‘Aanvullende certificaten’ kan een intake interview met een professor of GMAT certificaat worden gevraagd met een score van minimaal 600 of 610. Als er geen aanvullende eisen zijn, wordt gekozen voor ‘Geen’. In het veld ‘Overige voorwaarden’ kunnen eventuele andere voorwaarden worden opgegeven, bijvoorbeeld een Boswell/CCVX certificaat (natuurkunde, scheikunde, e.d.) of ander certificaat. De onderste twee velden worden leeggelaten.

Overige voorwaarden

Als de overige voorwaarden niet volledig in het veld passen, kan gebruik gemaakt worden van de Interne aantekeningen (onderin de aanmelding). Zorg er in dat geval voor dat in overige voorwaarden 'zie interne aantekeningen' of SIN (see internal notes) staat. 

In het veld Overige voorwaarden kunnen alle overige voorwaarden benoemd worden. Een aantal voorbeelden:

Cijfer- of vakeisen

Student Admissions vraagt in dit geval naast het diploma ook een gewaarmerkte kopie op van de cijferlijst met de bijbehorende eisen, zodat gecontroleerd kan worden of hieraan wordt voldaan. 

Voorbeelden van deze eisen zijn:

  • Een bepaald GPA/gemiddelde
  • Bepaalde vakken waarin examen moet worden gedaan
  • Een minimaal cijfer voor een bepaald vak 

Er kunnen alleen eisen worden doorgegeven voor het laatste jaar. De cijfers en vakken van de jaren daarvoor kunnen namelijk worden gecontroleerd in de uploads van de student. Voorbeelden:

Biology taken in the final year of high school with a grade of 15

Mathematics taken in the final year with a grade of 5

Physics taken as exam subject with a grade of 10

Aanvullende certificaten

Daarnaast kunnen ook aanvullende certificaten worden gevraagd, zoals een VWO deelcertificaat in een bepaald vak. Er zijn hierbij twee opties:

Student heeft al een certificaat behaald

Als een student al een certificaat voor een vak heeft behaald en de scores voldoen, dan kun je dit aangeven door [Vak] certificaat geaccepteerd. Student Admissions zorgt er dan voor dat we een gewaarmerkte kopie van dit certificaat ontvangen voor onze administratie. Voorbeeld:

Scheikunde certificaat geaccepteerd

SAT geaccepteerd

Student moet nog een certificaat behalen

Als een student een nieuw certificaat moet behalen, dan kun je dit aangeven door [Vak] certificaat nodig. Als het certificaat bij een bepaalde instelling (zoals CCVX) behaald moet worden, geef dit dan ook aan. Student Admissions zal standaard verwijzen naar de eisen zoals die op de programmawebsite staan, en altijd certificaten op VWO-niveau opvragen. Voorbeelden:

Certificaat Biologie nodig

Certificaten Scheikunde en Natuurkunde van CCVX of Boswell-Bèta nodig

4 AP certificates with a minimum grade of 3 out of 5

Als de student een vrijstelling krijgt voor een vak op basis van een bepaalde vooropleiding, zorg er dan voor dat dit diploma en/of de cijferlijst ook gevraagd wordt in het toelatingsbesluit. Het diploma kan worden gevraagd in Diploma toelating en een cijferlijst (bijvoorbeeld van het eerste jaar van een universitaire studie) in Overige voorwaarden. Voorbeeld:

Vrijstelling Wiskunde op basis van HBO-p

Vrijstelling Natuurkunde op basis van HBO 

Studiekeuzecheck (Bachelor)

Bij Bachelorstudenten die zich hebben aangemeld voor een niet-selectieve opleiding zijn drie 'Voorwaardelijk toegelaten' opties zichtbaar, die te maken hebben met de Studiekeuzecheck. Wat hier moet worden ingevuld, hangt af van het antwoord bij de Checklist: Study Compatibility Check door opleiding.

De opties zijn: 

  • SCC positief (als er bij de checklist Positief (door Osiris) staat)
  • SCC beoordelen (als er bij de checklist Beoordelen staat)
  • SCC niet van toepassing (als er bij de checklist Niet van toepassing staat)

Voor meer informatie over dit proces en de vervolgstappen, zie Studiekeuzecheck.

Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een pre-Master (buitenlandse vooropleiding)

In het geval dat een student is afgewezen voor een Master, maar is toegelaten tot een pre-Master, worden alle velden ingevuld. De eerste vier velden worden ingevuld met de inschrijfeisen voor de pre-Master (zie ook Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een Bachelor of Master), en de onderste twee velden worden ingevuld met de afwijzingsreden(en) voor de Master (zie ook Student is niet toegelaten tot een Bachelor of (pre-)Master).

Het is bij de toelating mogelijk om een bestand toe te voegen, zoals een pre-Master programma beschrijving. Dit bestand wordt dan ook toegevoegd aan het toelatingsbesluit. Het bestand kan worden toegevoegd in het menu 'Uploads' door te klikken op het groene plus-teken.

Als rubriek moet worden gekozen voor 'Besluit toelating door Toelatingscommissie' en als vraag 'Pre-master programma'. Daarna kan door middel van 'Choose file' het bestand worden gekozen en toegevoegd. Het bestand is daarna ook zichtbaar in de aanmelding in het toelatingsbesluit.

Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een pre-Master (Nederlandse vooropleiding)

In tegenstelling tot studenten met een buitenlandse vooropleiding hoeven studenten met een Nederlandse vooropleiding zich niet eerst voor een Master aan te melden, maar zij kunnen zich direct aanmelden voor de pre-Master. In het besluit hoeft dus alleen worden vastgelegd of de student is toegelaten of niet, en wat de toelatingseisen (zie Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een Bachelor of Master) of afwijzingsredenen (zie Student is niet toegelaten tot een Bachelor of (pre-)Master) zijn. 

Bij de pre-Master aanmeldingen van een aantal faculteiten kan een gemiddelde cijfereis worden gevraagd.

Het is bij de toelating mogelijk om een bestand toe te voegen, zoals een pre-Master programma beschrijving, ter interne communicatie. Dit bestand wordt niet toegevoegd aan het toelatingsbesluit of op een andere manier aan de student gestuurd. Het bestand kan worden toegevoegd in het menu 'Uploads' door te klikken op het groene plus-teken.

Als rubriek moet worden gekozen voor 'Besluit toelating door Toelatingscommissie' en als vraag 'Pre-master programma'. Daarna kan door middel van 'Choose file' het bestand worden gekozen en toegevoegd. Het bestand is daarna ook zichtbaar in de aanmelding in het toelatingsbesluit.

Student is niet toegelaten tot een Bachelor of (pre-)Master

Als een student niet is toegelaten, wordt de reden hiervoor opgegeven in het veld ‘Reden afwijzing’. Hiervoor kan worden gekozen uit ‘Niveau vooropleiding onvoldoende’, ‘Onvoldoende niveau wiskunde’, ‘Onvoldoende relevante vakken in de vooropleiding’, of een combinatie van beide. Eventuele andere redenen, zoals onvoldoende stage ervaring, kunnen worden toegevoegd onder ‘Andere reden afwijzing’. De overige velden worden niet ingevuld.

Verwoord de andere redenen altijd in het Engels, zodat ze op deze wijze kunnen worden overgenomen in het toelatingsbesluit dat naar de student wordt verstuurd.

Bij aanmeldingen van studenten met een Nederlandse vooropleiding kan ook worden gekozen voor 'Startdatum is niet mogelijk'. Dit vervangt de papieren Verzoek Verlate Inschrijvingen. Als de startdatum niet mogelijk is, kan meteen een alternatief startmoment worden opgegeven dat wél mogelijk is. Dit wordt dan aan de student gecommuniceerd, en deze kan zich dan eventueel opnieuw aanmelden voor de juiste startdatum. 

Gemiddelde cijfereis (Nederlandse vooropleiding)

Naast het invullen van het diploma toelating, de taaleisen en eventuele aanvullende certificaten kan voor pre-Master aanmeldingen bij NSM, FTR en FdR en Bachelor aanmeldingen bij FdR en FdL van studenten met een Nederlandse vooropleiding ook worden aangegeven of er sprake is van een gemiddelde cijfereis. De antwoordopties zijn hierbij:

  • Nee
  • Ja, standaard gemiddelde (dit is per faculteit ingericht, bijvoorbeeld minimaal 7,0 bij FTR)
  • Ja, anders (de precieze eisen worden ingevuld onder 'Overige voorwaarden')

Meer informatie over de verwerking van de cijferlijst is hier te vinden.

Hogerejaarsverzoek

Als het dossier door een medewerker van Student Admissions bij de controle is beoordeeld als Compleet wordt de rubriek Hogerejaarsverzoek actief. In deze rubriek moet de faculteit extra vragen beantwoorden. De vervolgstappen staan in deze rubriek ook beschreven. 

Er is geen apart filter voor aanmeldingen met een hogerejaarsverzoek. Deze aanmeldingen staan in het "normale" filter voor toelatingsbesluiten.

Student mag instromen in hogere jaar

Als de student mag instromen in een hoger jaar, dan ontvangt hij/zij een normale (voorwaardelijke) toelatingsmail van Student Admissions. De procedure verloopt dan verder hetzelfde.

Student mag niet instromen in hogere jaar, en ook niet in eerste jaar

Als de student niet mag instromen in een hoger jaar en ook niet in het eerste jaar, dan ontvangt hij/zij de afwijzingsmail van Student Admissions. Hierin wordt ook aangegeven dat de student ook niet in het eerste jaar kan starten.

Student mag niet instromen in hogere jaar, maar wel in eerste jaar

Als de student niet mag instromen in een hoger jaar, maar wel in het eerste jaar, dan ontvangt de student een (automatische) mail met het verzoek om in OSIRIS Application aan te geven of hij/zij hiermee akkoord gaat. De rubriek Informeren student door Student Admissions staat dan op Wacht op student (VVI en/of hogerejaars).

Student gaat akkoord

Als de student akkoord gaat, ontvangt hij/zij de normale (voorwaardelijke) toelatingsmail. CSA zet het hogerejaarsverzoek van de student bij de inschrijving om naar Nee. Deze aanmeldingen zijn te vinden in het filter CSA = CSA hogerejaarsverzoek omzetten naar 'nee'. De student hoeft zich dus niet opnieuw aan te melden in Studielink.

Student gaat niet akkoord

Als de student niet akkoord gaat, dan ontvangt hij/zij een automatisch bericht dat de aanmelding wordt geannuleerd. De rubriek Informeren student door Student Admissions krijgt automatisch de status E-mail verstuurd. De aanmelding wordt daarna door CSA geannuleerd, die de aanmelding vindt in het filter CSA hogerejaarsverzoek, student niet akkoord 1e jaar, aanmelding intrekken.

Verzoek verlate inschrijving

Als het dossier door een medewerker van Student Admissions bij de controle is beoordeeld als Compleet wordt de rubriek Verzoek Verlate Inschrijving actief. In deze rubriek moet de faculteit extra vragen beantwoorden. De vervolgstappen staan in deze rubriek ook beschreven.

Er is geen apart filter voor aanmeldingen met een verzoek verlate inschrijving. Deze aanmeldingen staan in het "normale" filter voor toelatingsbesluiten.

Student mag starten op gewenste ingangsdatum

Als de student mag starten op de gewenste ingangsdatum wordt de toelating zoals normaal verwerkt. De student ontvangt dus de reguliere (voorwaardelijke) toelatingsmail, met als enige verschil een andere startdatum en inschrijfdeadline.

De inschrijfdeadline wordt gezet op de dag voor het begin van de studie. Als een student per 1 oktober mag beginnen, wordt de inschrijfdeadline dus 30 september.

Student mag niet starten op gewenste ingangsdatum, maar wel op een andere datum in hetzelfde academisch jaar

Als de student niet mag starten op de gewenste ingangsdatum, maar wel op een andere datum in hetzelfde academisch jaar, dan ontvangt de student een (automatische) mail met het verzoek om in OSIRIS Application aan te geven of hij/zij hiermee akkoord gaat. De rubriek Informeren student door Student Admissions staat dan op Wacht op student (VVI en/of hogerejaars).

De werkwijze is als volgt bij studenten waar een alternatieve datum wordt aangeboden:

  1. Vul de gewenste antwoorden in
  2. Klik op ‘Opslaan’
  3. Kies zelf de juiste Status (Niet akkoord - Alternatief in hetzelfde jaar), en sla nog een keer op 
Student gaat akkoord

Als de student akkoord gaat, ontvangt hij/zij de normale (voorwaardelijke) toelatingsmail met als enige verschil een andere startdatum en inschrijfdeadline. CSA past daarna de ingangsdatum bij de inschrijving van de student aan. Deze aanmeldingen zijn te vinden in het filter CSA = CSA VVI student akkoord met alternatief, startdatum aanpassen

Student gaat niet akkoord

Als de student niet akkoord gaat, dan ontvangt hij/zij een automatisch bericht dat de aanmelding wordt geannuleerd. De rubriek Informeren student door Student Admissions krijgt automatisch de status E-mail verstuurd. De aanmelding wordt daarna door CSA geannuleerd, die de aanmelding vindt in het filter CSA VVI afgewezen, aanmelding intrekken.

Student mag niet starten op gewenste ingangsdatum, maar wel op een andere datum in een ander academisch jaar

Als de student niet mag starten op de gewenste ingangsdatum, maar wel op een andere datum in een ander academisch jaar, dan ontvangt hij/zij een automatische mail met de datum die wél mogelijk is en dat er een nieuw inschrijfverzoek moet worden ingediend in Studielink als de student hiervan gebruik wilt maken. In de mail wordt ook aangegeven dat de huidige aanmelding zal worden teruggetrokken. CSA vindt de aanmelding in het filter CSA VVI afgewezen, aanmelding intrekken. De status van Informeren staat bij deze studenten automatisch op Email verstuurd.

De werkwijze is als volgt bij studenten waar een alternatieve datum wordt aangeboden:

  1. Vul de gewenste antwoorden in
  2. Klik op ‘Opslaan’
  3. Kies zelf de juiste Status (Niet akkoord - Alternatief NIET in hetzelfde jaar), en sla nog een keer op 
Direct toelaatbare studenten

Studenten met een direct toelaatbare Nederlandse vooropleiding die een verzoek verlate inschrijving indienen, worden ook via OSIRIS behandeld. Nadat ze zijn gekoppeld, komen ze in het reguliere toelatingsbesluit filter (OPL toelatingsbesluit en OPL toelatingsbesluit NL) binnen, maar er is ook een apart filter ingericht (OPL VVI beoordelen (direct toelaatbare studenten) met alleen deze studenten.

De werkwijze bij deze studenten is hetzelfde als bij studenten met een niet direct toelaatbare Nederlandse vooropleiding. Het enige verschil is dat bij een alternatieve startdatum in hetzelfde academische jaar geen voorwaarden voor een toelatingsbesluit hoeven worden ingevuld. Er is namelijk geen toelatingsbesluit nodig.

Nadat de aanmelding is beoordeeld en het besluit is ingevuld in de rubriek ‘Besluit toelating door Toelatingscommissie’ wordt de status van de rubriek ‘Behandeling door facultaire verwerker’ op ‘Dossier verwerkt’ gezet. De aanmelding wordt dan automatisch doorgezet naar ‘Informeren student door Admissions Office’, en de status van deze rubriek komt te staan op ‘Informeren’.

Vanaf mei 2021 verwerken faculteiten de INK-NL-MASTER-INTERN aanmeldingen van studenten die nu al aan de Radboud Universiteit studeren zelf. Het invoeren van het toelatingsbesluit verloopt hetzelfde zoals hierboven beschreven, maar het informeren wordt niet door het Admissions Office verzorgd maar door de faculteit zelf.